Документирование управленческой деятельности

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ

УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ

ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Допущено Советом Учебно-методического объединения

вузов России по образованию в области менеджмента

в качестве учебного пособия по направлению подготовки

38.03.02 «Менеджмент» (квалификация (степень) «бакалавр»)

Москва

ИНФРА-М

2018

УЧЕБНОЕ ПОСОБИЕ

А.А. РАЗДОРОЖНЫЙ

Р е ц е н з е н т ы:

Э.Н. Фетисов, д-р социол. наук, профессор, проректор по науке Академии менеджмента инноваций;

В.В. Новиков, канд. филос. наук, доцент, зам. начальника управления кадров 
АМО ЗИЛ

Раздорожный А.А. 

Документирование управленческой деятельности : учеб. по
собие / А.А. Раздорожный. — М. : ИНФРА-М, 2018. — 304 с. — 
(Высшее образование: Бакалавриат).

ISBN 978-5-16-011744-7 (print)
ISBN 978-5-16-104186-4 (online)

В учебном пособии на основе действующих нормативных право
вых документов рассмотрены практические вопросы организации 
делопроизводства и документооборота в учреждениях, организациях 
и на предприятиях.

Представлены правила документооборота и оформления органи
зационно-распорядительных документов, кадровой и коммерческой 
документации, документации по письменным и устным обращениям 
граждан с приведением соответствующих конкретных образцов документов.

Особое внимание уделено наиболее сложным вопросам современ
ного делопроизводства — постепенному переходу от традиционного 
документооборота к электронному.

Для студентов вузов, обучающихся по направлению подготовки 

38.03.02 «Менеджмент» (квалификация (степень) «бакалавр»).

УДК 651(075.8) 
ББК 65.050я73

Р17

УДК 651(075.8)
ББК 65.050я73
 
Р17

© 
Раздорожный А.А., 2007

ISBN 978-5-16-011744-7 (print)
ISBN 978-5-16-104186-4 (online)

ВВЕДЕНИЕ

Необходимой составной частью современного управления 
является обеспечение высокого уровня делопроизводства. Если 
в организации (на предприятии) не налажена четкая работа с документами, то ухудшается и само управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности информации, оперативности 
ее приема и передачи, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и 
использования документов.
Известно, что контролирующие органы судят о качестве работы организации в значительной мере по состоянию ее документации, поскольку документация любой организации является ее 
зеркалом, ее летописью.
Особое внимание к этой сфере управления обусловлено тем, 
что переход России к рыночным отношениям, коренным образом 
изменив характер деятельности предприятий, наполнил новым 
содержанием и всю их деловую корреспонденцию.
Работа с документацией — основной вид деятельности всех 
работников аппарата управления, от технических исполнителей 
до руководителей высшего звена. Без управленческих документов 
невозможны планирование, финансирование, решение задач бухгалтерского учета и отчетности, кадровое обеспечение и т.п.
Хозяйственная деятельность предприятия, фирмы фиксируется в контрактах, договорах, коммерческой переписке; распорядительная деятельность директора — в приказах, распоряжениях 
по основным направлениям деятельности и по персоналу; работа 
ревизионных комиссий — в актах и т.д.
В документах закрепляются производственные отношения как 
внутри предприятия, так и его отношения с другими предприятиями. Именно документы служат свидетельством того или иного 
события, факта при возникновении споров с партнерами и при 
разрешении конфликтов в суде. Именно наличие необходимых 
документов, оформленных в соответствии с правилами документирования, значительно смягчает напряженность, возникающую 
при комплексных документальных ревизиях, проводимых аудиторами, а также при проверках со стороны налоговой службы.
В современных условиях значительного роста объемов информации, увеличения номенклатуры выпускаемых изделий, расши

рения международных экономических и культурных связей роль 
организации процесса создания и оформления документов, а также контроля за их исполнением значительно возросла. Повысилась 
значимость единого порядка составления документов и работы с 
ними, возросла необходимость составления на предприятиях специальных инструкций по делопроизводству, обязательного ознакомления с ними всех сотрудников.
Учитывая, что документирование является лишь средством 
достижения целей производства, нужно так организовать его, чтобы из средства оно не превратилось в самоцель, не отвлекало работников от выполнения главных задач производства.
Вместе с тем недопустимо преуменьшение роли документирования, поскольку от работы с документами в значительной степени зависят оперативность и надежность управления, культура 
работы управленческого аппарата, организация труда на предприятии. Важнейшими задачами делопроизводства являются 
отражение производственной деятельности, рациональное использование документов в целях повышения эффективности 
управленческой деятельности.
Поскольку делопроизводство является неотъемлемой частью 
управленческого труда, возникает необходимость качественной и 
быстрой обработки информации, которая может быть обеспечена 
только при условии оснащения рабочего места руководителя современными средствами связи и современной компьютерной техникой.
Цель настоящего пособия — научить будущего менеджера, 
специалиста, бухгалтера, аудитора, руководителя предприятия 
(организации, фирмы) правильно составлять документы и работать с ними, пользоваться средствами персонального менеджмента, анализировать и решать вопросы, связанные с обеспечением 
высокоэффективной работы руководителя.

Г л а в а  1.  СОВРЕМЕННАЯ СТРУКТУРА 
 
УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ 
 
В РОССИИ

1.1.  
Государственный комитет 
 
Российской Федерации по стандартизации 
 
и метрологии

Положение о Государственном комитете Российской 
Федерации по стандартизации и метрологии (Госстандарте России) утверждено постановлением Правительства Российской 
Федерации от 07.05.1999 № 498.
Госстандарт России является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим межотраслевую координацию, 
а также функциональное регулирование в области стандартизации, метрологии и сертификации.
В своей деятельности Госстандарт России руководствуется 
Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, 
указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, 
постановлениями и распоряжениями Правительства Российской 
Федерации, а также упомянутым Положением.
Госстандарт России осуществляет свою деятельность во взаимодействии с федеральными органами исполнительной власти 
и органами исполнительной власти субъектов Федерации, а также с другими организациями.
Основные задачи Госстандарта России:
• обеспечение функционирования и развития систем стандартизации, обеспечение единства измерений, сертификации, 
аккредитации и научно-технической информации в этих областях, а также их гармонизации с международными (региональными) и национальными системами зарубежных стран;
• формирование совместно с федеральными органами исполнительной власти федеральных информационных ресурсов и 
инфраструктуры стандартизации, метрологии, сертификации, 
аккредитации, качества и классификации технико-экономической информации.
В целях решения основных задач Госстандарт России выполняет следующие функции:
• разрабатывает с участием заинтересованных федеральных органов исполнительной власти предложения по приоритетным 

направлениям развития работ по стандартизации, метрологии 
и сертификации, их научному, правовому, организационно-техническому, методическому, финансовому и информационному 
обеспечению, а также по преодолению технических барьеров во 
внешней торговле;
• участвует в работе международных (региональных) организаций, комиссий, занимающихся вопросами стандартизации, 
метрологии, сертификации, аккредитации и качества, сотрудничает с зарубежными национальными органами, занимающимися аналогичными проблемами; в качестве национального 
органа Российской Федерации по стандартизации, метрологии, 
сертификации и аккредитации осуществляет в установленном 
порядке членство в международных (региональных) организациях и координирует работу федеральных органов исполнительной власти по проведению согласованной политики в этих 
организациях;
• создает и ведет федеральный фонд государственных стандартов и общероссийских классификаторов технико-экономической информации, международных (региональных) стандартов и национальных стандартов зарубежных стран, правил, 
норм и рекомендаций по стандартизации, метрологии, сертификации;
• обеспечивает создание, актуализацию и использование баз и 
банков данных нормативных документов, общероссийских 
классификаторов, научно-технической терминологии, каталогизации продукции и информации в области стандартизации, 
метрологии, сертификации, аккредитации, государственного 
контроля и надзора, являющихся федеральными информационными ресурсами.
Кроме того, на Госстандарт возложены следующие функции:
• ответственность за нормативное закрепление конкретных документных форм;
• общая координация проводимых в стране работ по унификации и сокращению многообразия обращающихся в различных 
сферах деятельности форм документов;
• участие в международной унификации и стандартизации как 
документов, имеющих международное значение (например, 
внешнеторговая документация), так и их информационных 
элементов (например, обозначения дат, кварталов, недель, 
дней и т.д.).

Государственные стандарты разрабатываются:
• на отдельные документы (отчет о научно-исследовательских 
работах);
• на группы родственных документов (Единая система технологической документации и др.);
• на отдельные информационные элементы (стандарт на библиографическое описание документа).
Стандартизованы и технические требования к носителям и инструментарию записи документной информации, ее упаковке — 
например, форматы бумаги, шаг письма, размеры шрифтов, обложки дел.
Большое место в работе органов стандартизации занимает унификация информационных показателей в документах, проводимая 
в целях достижения совместимости документальных систем, применяемых в различных сферах деятельности. Организационно эта 
деятельность заключается в разработке целой серии классификаторов технико-экономической информации, поддержании их в 
актуальном состоянии, т.е. оперативном внесении изменений, 
а также оповещении об этом всех важнейших абонентов.
Результаты работы по стандартизации оформляются в виде государственных стандартов, систематизируемых по тематическим 
комплексам, а также в виде руководящих документов, имеющих 
также обязательный характер, но содержащих либо требования, 
дополняющие конкретные стандарты (например, методические 
указания по их внедрению и применению), либо описание отдельных технологий работы с документами (например, порядок хранения документов на машинных носителях).
Местные органы стандартизации осуществляют контроль за 
соблюдением стандартов руководящих документов. Правила работы этих органов также стандартизированы.
Органам стандартизации принадлежит и право определения 
общей политики в области стандартизации, установления конкретных сроков разработки новых или переработки действующих 
стандартов и методических указаний. Централизованное хранение отечественных и зарубежных стандартов ведется в Едином 
информационном фонде стандартов.
Упорядочение конкретных систем документации находится в 
ведении министерств и ведомств, отвечающих за определенную 
сферу деятельности и, соответственно, ее документационное 
обеспечение.
В каждой организации имеется подразделение или должностное лицо, занимающееся делопроизводством.

1.2.  
Федеральная архивная служба России

Положение о Федеральной архивной службе России 
(Росархиве) утверждено постановлением Правительства Российской Федерации от 28.12.1998 № 1562. Росархив является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим 
государственное регулирование в области архивного дела и 
контроль за сохранностью, комплектованием и использованием 
документов Архивного фонда Российской Федерации.
Росархив руководствуется в своей деятельности Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, указами и 
распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, а также упомянутым Положением.
Основные задачи Росархива:
1)  организация и обеспечение формирования, сохранности и 
использования Архивного фонда Российской Федерации;
2)  анализ состояния архивного дела, изучение тенденций и закономерностей, определение концепции и стратегии его развития с учетом региональных особенностей;
3)  разработка единых принципов организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного 
фонда Российской Федерации;
4)  развитие и совершенствование совместно с федеральными 
органами государственной власти и органами государственной 
власти субъектов Федерации архивного дела и делопроизводства, в том числе государственной системы делопроизводства 
и унифицированных систем документации;
5)  координация деятельности подчиненных федеральных государственных архивов, научных и других организаций, обеспечение их функционирования;
6)  контроль за соблюдением законодательства Российской Федерации в области архивного дела;
7)  ведение централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и обеспечение 
информацией о его составе и содержании органов государственной власти, физических и юридических лиц;
8)  осуществление международных связей в области архивного 
дела и делопроизводства.
В настоящее время в соответствии со ст. 13 Основ законодательства РФ об Архивном фонде Российской Федерации и архи

вах от 07.07.1993 № 5341-1, а также п. 10 Положения об Архивном 
фонде Российской Федерации, утвержденного Указом Президента РФ от 17.03.1994 № 552 (с изм. на 01.12.1998) частные компании являются собственниками документов, образующихся в 
результате их деятельности, и не обязаны передавать их в государственный архив.
Частная компания имеет право по обоюдному соглашению 
заключить договор с каким-либо государственным или муниципальным архивным учреждением, где может в числе прочих пунктов включить пункт о передаче части документов компании, отнесенных в установленном порядке к составу негосударственной 
части Архивного фонда РФ, на хранение в государственный или 
муниципальный архив.
Если компания не желает иметь дело с каким-либо государственным архивным учреждением и имеет условия для обеспечения хранения документов, то она вправе не передавать свои 
документы на хранение в государственные архивные учреждения.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1.  
В чем заключается роль Госстандарта России по совершенствованию документооборота в стране?
2.  
Каковы основные задачи Госстандарта России по обеспечению функционирования и развития системы стандартизации 
в сфере совершенствования документооборота?
3.  
В чем заключаются функции Госстандарта России в выполнении своих основных задач в сфере совершенствования документооборота?
4.  
Каковы место и роль стандартизации по унификации информационных показателей в документах?
5.  
На кого возлагается ответственность за функцию делопроизводства в организации (на предприятиях)?
6.  
Какая организация является исполнительным органом власти, 
осуществляющим государственное регулирование в области 
архивного дела и контроль за сохранностью, комплектованием и использованием документов Архивного фонда Российской Федерации?
7.  
Какие права имеют частные компании по хранению документов, образующихся в результате их деятельности в соот

ветствии со ст. 13 Основ законодательства РФ об Архивном 
фонде Российской Федерации и архивах от 07.07.1993 
№ 5341-1, а также п. 10 Положения об Архивном фонде 
Российской Федерации, утвержденного Указом Президента 
РФ от 17.03.1994 № 552 (с изм. на 01.12.1998)?