Документирование управленческой деятельности в уголовно-исполнительной системе

Федеральная служба исполнения наказаний

Вологодский институт права и экономики

В.В. Волкова

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ 

УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 

В УГОЛОВНО-ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ СИСТЕМЕ

Учебное пособие

Вологда – 2014

ББК 65.291.212.8
      В 67
Волкова В.В. Документирование управленческой деятельно
сти в уголовно-исполнительной системе: Учебное пособие. – Вологда: ВИПЭ ФСИН России, 2014. – 120 с.

ISBN 978–5–94991–269–0

Рецензенты:
О.В. Кошко – доктор экономических наук, профессор, заве
дующая кафедрой экономической теории, бухгалтерского учета 
и аудита Вологодского технического университета;

А.А. Петров – начальник отдела кадров УФСИН России 

по Ярославской области

В пособии анализируются особенности документирования управ
ленческой деятельности в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы. Рассматриваются правила оформления организационно-распорядительных и справочно-информационных документов. 
Приводятся образцы основных видов управленческих документов. 

Предназначено для курсантов высших учебных заведений ФСИН 

России, обучающихся по специальности 080505 – «Управление персоналом» и направлению подготовки 080400 – «Управление персоналом», 
а также для практических работников органов и учреждений уголовноисполнительной системы.

ISBN 978–5–94991–269–0
© ВИПЭ ФСИН России, 2014

 
 
 
 
© Волкова В.В., 2014

Глава 1. 

ВВЕДЕНИЕ В ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ 
ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

§ 1. Ñóùíîñòü è çíà÷åíèå äåëîïðîèçâîäñòâà

Современное общество справедливо называют информаци
онным. Его дальнейшее развитие напрямую зависит от информации и достижений информатики – науки, изучающей информацию с точки зрения ее практического применения.

Информация (от лат. information – осведомлять) – глубокое, 

емкое понятие, философская категория. Представители разных 
областей знания формулируют данное понятие исходя из отраслевой специфики.

В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 г. 

№ 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о 
защите информации» информация – это сведения (сообщения, 
данные) независимо от формы их представления1. 

Рассматриваемая категория обладает такими свойствами, 

как коммуникативность, разнообразие форм, возможность обработки и передачи, накопления, сохранения при использовании и 
др. Используется для целенаправленного воздействия на людей, 
согласования и координации их совместной деятельности, то есть 
для управления.

В практике управления встречается информация различных 

видов. Основной из них – социально-экономическая информация. Ее характерная черта – тесная связь с процессами управления коллективами людей, разного рода организациями, учреждениями, предприятиями, другими структурами народного 
хозяйства.

1 См.: СЗ РФ. 2006. № 31 (ч. 1). Ст. 3448; 2010. № 31. Ст. 4196; 2011. № 15. Ст. 2038.

Социально-экономическая информация у практиков более 

известна под формулировкой «управленческая информация». Ее 
можно определить как совокупность сведений о процессах производственной, коммерческой, финансовой и хозяйственной деятельности людей, используемую для руководства этой деятельностью. 

Эффективность процесса управления зависит от качества 

информации, видов и средств ее передачи и обработки.

Качество информации должно отвечать, как минимум, сле
дующим требованиям: достоверность, оперативность, комплексность.

Достоверность информации определяется степенью соответ
ствия ее содержания реальному состоянию объекта управления; 
оперативность – своевременностью, то есть за время передачи и 
обработки информации состояние объекта управления не должно подвергнуться изменениям; комплексность – всесторонним 
отражением деятельности объекта управления, то есть учетом его 
экономической, организационной, технической, хозяйственной и 
социальной сторон деятельности. 

Из других требований к качеству информации можно отме
тить доступность, логичность, лаконичность и соответствие полномочиям субъекта управления.

В настоящее время преобладающая часть управленческой 

информации (до 85%) согласно общим требованиям многих законодательных актов Российской Федерации (например, федеральных законов «Об информации, информатизации и о защите 
информации», «Об акционерных обществах», «Об обязательном 
экземпляре документов» и др.) должна в обязательном порядке 
фиксироваться, закрепляться. 

Фиксация информации осуществляется в виде документов 

на материальном носителе (бумаге) и в электронном виде. 

Документальное оформление управленческой информации 

необходимо не для передачи ее во времени и на расстояние, а для 
осуществления текущего контроля исполнения принятых решений, анализа процесса управления с целью повышения его эффективности.

Документ возникает в результате записи информации или до
кументирования.

Термин «документ» (от лат. documentum – доказательство, 

свидетельство) в русский язык ввел Петр I, трактуя его как «письменное свидетельство и доказательство». Терминология российского документоведения и документационного обеспечения 
управления (ДОУ) зафиксирована в ГОСТе Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». 

ДОКУМЕНТ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Такое 
определение 
содержал 
Федеральный 
закон 

от 20.02.1995 г. № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации», который в настоящее время утратил силу. В 
новом законе «Об информации, информационных технологиях и 
о защите информации» вместо термина «документ» используется 
понятие «документированная информация». 

ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИЯ – это зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить 
такую информацию или в установленных законодательством 
Российской Федерации случаях ее материальный носитель.

Таким образом, понятие «документ» формируется из следую
щих составляющих: информации, материального носителя, записи (фиксации) информации, а также возможности идентификации информации посредством реквизитов. Последнее кардинально отличает документ от других носителей информации.

Понятие электронного документа дано в Федеральном законе 

от 10.02.2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», в 
котором данный термин определен как «документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме»1.

Толкование термина «документ» отечественными докумен
товедами отличается от его определения в международном стандарте ИСО 15489-2001 «Информация и документация – управление документами», который определяет документ как информацию, созданную, полученную и сохраняемую организацией или 
отдельным лицом в качестве доказательства и сведений о выпол
1 См.: СЗ РФ. 2002. № 2. Ст. 127; 2007. № 46. Ст. 5554.

нении юридических обязательств или в интересах их деятельности. 

В этом определении, с одной стороны, нет указания на мате
риальный носитель информации, но очевидно, что хранение информации предполагает ее запись, фиксацию. С другой стороны, 
такая формулировка позволяет без дополнительных разъяснений 
относить к документным формам как электронные, так и новые 
виды документов, которые, возможно, появятся в будущем.

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ – это запись информации на различных носителях по установленным правилам (ГОСТ Р 
51141-98). 

Правильно созданный документ позволяет сохранить досто
верную информацию о деловой активности, обладает юридической силой и может быть использован для защиты законных интересов предприятия и его работников (при проверке деятельности 
контролирующими органами, рассмотрении спорных вопросов в 
судебном порядке и т.д.). Поэтому управленческую деятельность 
необходимо обязательно документировать.

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ УЧРЕЖДЕНИЙ И ОРГАНОВ УИС заключается в 
фиксации информации, необходимой при подготовке, принятии и исполнении управленческих решений, на материальных носителях в соответствии с установленным порядком. 

Созданные и поступившие в учреждение документы движут
ся, образуя документопотоки, которые можно классифицировать 
по месту создания и использования (входящие, исходящие, внутренние), по направлениям движения (вертикальные и горизонтальные, восходящие и нисходящие) и т.д.

Управление информационными потоками, или документопо
токами, учреждения основано на понятии документооборота.

ДОКУМЕНТООБОРОТ – движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения 
исполнения или отправки.

Движение документа непосредственно связано с прохожде
нием этапов его жизненного цикла в организации, а именно:

– создание (получение) документа;
– первичная обработка и регистрация документа;

– рассмотрение руководителем и передача документа на ис
полнение;

– исполнение документа;
– оперативное хранение документа в структурном подразде
лении (в деле);

– сдача в архив или уничтожение дела.
Эффективность управленческой деятельности в значитель
ной степени зависит от того, как организована работа с документами: насколько быстро и качественно обрабатывают и передают документы, как контролируют их исполнение, обеспечивают 
сохранность необходимых для последующей деятельности документов и уничтожают документы, выполнившие свои функции.

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ – организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности предприятия (ГОСТ Р 51141-98).

Современный руководитель должен знать общие принципы 

организации работы с документной информацией, а также распределения обязанностей и ответственности в этой области деятельности учреждения.

В учреждениях и органах УИС работу с документами органи
зует служба делопроизводства в соответствии с Приказом ФСИН 
России от 10.08.2011 г. № 463 «Об утверждении инструкции по делопроизводству в учреждениях и органах УИС».

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО (документационное обеспечение 
управления) – деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними.

Делопроизводство включает:
– обеспечение своевременного и правильного создания доку
ментов (документирование);

– выполнение определенного цикла операций с документами 

(получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль);

– хранение, систематизацию, подготовку документов дли
тельных сроков хранения для сдачи в архив, уничтожение документов с истекшими сроками хранения. 

§ 2. Ôóíêöèè äîêóìåíòà 

Любой документ выполняет определенные функции, цели и 

задачи.

Различают общие и частные функции документа.
К общим относятся функции, которые документ выполняет 

независимо от воли создавшего его человека и которые возникают 
в момент запечатления в документе информации. 

К частным относятся функции документа, для выполнения 

которых он целенаправленно составляется.

ОБЩИЕ ФУНКЦИИ, ДОКУМЕНТА1

1. Социальная функция.
Документ создается человеком и для человека, что сразу под
черкивает его социальную (от лат. socialis – общественный, связанный с жизнью и отношениями людей в обществе) природу.

Конкретный документ создается в определенной социальной 

среде, он отражает процессы, происходящие в обществе, и сложившиеся в нем отношения. Отдельные виды документов сами активно воздействуют на формирование этих отношений (конституции, 
законодательные акты, уставы, положения, отношения, договоры 
между гражданами или гражданином и государством и т.д.).

2. Функция закрепления информации.
Человек фиксирует (закрепляет) информацию в документе 

прежде всего для того, чтобы иметь возможность вернуться к ней 
спустя какое-то время или передать ее на расстояние. Все, что не 
задокументировано (не записано, не сфотографировано и т.д.), не 
может быть сохранено.

3. Коммуникативная функция.
С помощью передачи информации в пространстве осуществ
ляются все информационные связи общества: вертикальные (от 
управляющих органов к управляемым, и наоборот, от нижестоящих к вышестоящим) и горизонтальные (между отдельными организациями и гражданами). Человечество постоянно ищет способы наиболее быстрой реализации коммуникативной функции: 
самый быстроходный гонец, фельдъегерская тройка, телеграф 

1 См.: Крюкова Н.П. Документирование управленческой деятельности: 

Учебное пособие. М., 2008. 

(телеграмма), телефон (телефонограмма), радио (радиограмма), 
факс и, наконец, электронная почта.

4. Функция сохранения информации.
Закрепив информацию, документ позволяет сохранить ее 

для передачи не только в пространстве, но и во времени (на века и 
даже тысячелетия). Документы могут использоваться единожды 
или неоднократно в текущей деятельности. Но лишь небольшую 
часть документов в силу ценности отраженной в них информации 
бережно хранят, создавая специальные архивы. Архивные документы выполняют функцию исторического источника и позволяют при их ретроспективном анализе восстановить события прошедших лет и минувших эпох.

5. Культурная функция.
Документ может выполнять культурную функцию, отражая 

культурные нормы, сложившиеся в обществе, и передавая от поколения к поколению накопленное культурное наследие: традиции, нравственно-этические нормы и т.д.

ЧАСТНЫЕ ФУНКЦИИ ДОКУМЕНТА1

1. Управленческая функция.
Подавляющая часть документов создается именно в сфере 

управления для решения различных управленческих задач. С 
помощью организационных документов (уставов, положений, инструкций, правил и т.д.) строится система управления предприятием. Через издание распорядительных документов (приказов, 
распоряжений, постановлений и т.д.) решения доводятся до сведения исполнителей. Посредством документов осуществляется 
обмен информацией о состоянии дел на предприятии (отчетные, 
плановые, первичные учетные документы, информационно-справочные документы: акты, справки, докладные и объяснительные 
записки, телеграммы и телефонограммы).

После передачи и использования информации, а также испол
нения сформулированных в документе поручений управленческая функция документа исчерпывается, и он переходит в стадию 
хранения, оставаясь свидетельством деятельности предприятия 
и выполнения его обязательств.

1 См.: Крюкова Н.П. Документирование управленческой деятельности. 

2. Правовая функция.
Заключается в установлении и закреплении правовых норм 

и правоотношений в обществе и является одной из наиболее востребованных функций документа. К документам, выполняющим 
такую функцию, относятся, например: 

– правовые акты органов власти и управления (законы, ука
зы, постановления и др.);

– нормативные акты организаций и предприятий, которые 

влекут за собой определенные юридические последствия;

– договоры: международные и межгосударственные, между 

организациями, между гражданами и организациями (трудовые), 
между частными лицами;

– документы, удостоверяющие личность (паспорта, удостове
рения), дипломы об образовании, различные справки.

Для таких документов их правовая функция – самая главная, 

они оформляются с особой тщательностью, учитывая их юридическую значимость. Но и многие другие документы предприятия 
при необходимости могут выполнять правовую функцию, выступая доказательством какого-либо факта, события, явления.

3. Учетная функция.
Учетная функция – одна из древнейших функций документа. 

Например, человек всегда хотел знать размеры принадлежащего 
ему имущества, а повелитель страны – знать, судьбами скольких 
людей он может распоряжаться.

Документы, выполняющие учетную функцию, обычно содер
жат систематизированные количественные данные, выраженные 
в цифрах (первичные учетные документы, бухгалтерские, регистрационные журналы). Почти все эти документы в настоящее время представлены унифицированными формами, многие из которых предназначены для компьютерной обработки.

Иногда дополнительно выделяются следующие частные 

функции документа:

– познавательная (способность документа служить средст
вом получения и передачи знаний);

– организационная (с помощью документа осуществляется воз
действие на людей для организации и координации их действий);

– воспитательная (документ дисциплинирует исполнителя, 

требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус);