Правда об электронном документообороте

Правда
об электронном
документообороте

БизнесПРО

Романов Д. А., Ильина Т. Н., Логинова А. Ю.

 Москва, 2018

2-е издание (электронное)

 Правда об электронном документообороте [Электронный ресурс] /  
Д. А. Романов, Т. Н. Ильина, А. Ю. Логинова. — 2-е изд. (эл.). — Электрон. текстовые дан. (1 файл pdf : 222 с.). — М. : ДМК Пресс, 2018. — 
(БизнесПРО). — Систем. требования: Adobe Reader XI либо Adobe Digital Editions 4.5 ; экран 10".

ISBN 978-5-93700-062-0

УДК 002.6 
ББК 65.050.2

Р69

©ДМК Пресс, 2002
ISBN 978-5-93700-062-0

Эта книга для тех, кто уже использует в своей деятельности автоматизированные
системы, и для тех, кто только задумывается о том, чтобы с помощью современных технологий поднять управление на новый качественный уровень.
Издание рассказывает о том, как развивалось отечественное делопроизводство, от чего
зависят его специфические черты и особенности, какие законодательные акты и положения определяют современные деловые отношения, а также о типовых процессах, стандартах и регламентах, современных технологиях в области электронного документооборота.
Специальные главы посвящены обзору продуктов и решений от ведущих компанийпоставщиков российского рынка информационных технологий. Выбор решения не может ограничиваться функциональностью продукта, поэтому в книге представлена вся цепочка технологического процесса, включая определение критериев выбора, методологию внедрения
и сопровождения системы, а также анализ экономической эффективности.
Электронный документооборот – это не просто автоматизация отдельного бизнеспроцесса организации, поэтому в книге нашли отражение такие вопросы, как использование электронной цифровой подписи, защита информации, интеграция различных приложений и использование систем управления знаниями.
Книга представляет интерес для работников делопроизводственных служб, секретарейреферентов, отделов автоматизации, руководителей среднего и высшего звена, а также студентов, изучающих делопроизводство и менеджмент.

Р69

ББК 65.050.2
УДК 002.6

Романов, Дмитрий Александрович.

Деривативное электронное издание на основе печатного издания: Правда 
об электронном документообороте / Д. А. Романов, Т. Н. Ильина, А. Ю. Логинова. — М. : ДМК Пресс, 2002. — (БизнесПРО). — 224 с. — ISBN 
5-94074-171-1.

В соответствии со ст. 1299 и 1301 ГК РФ при устранении ограничений, установленных техническими средствами защиты авторских прав, правообладатель вправе требовать от нарушителя 
возмещения убытков или выплаты компенсации.

СОДЕРЖАНИЕ

ПРЕДИСЛОВИЕ ...................................................................................................7

ГЛАВА 1. ИСТОРИЯ И ТЕОРИЯ .....................................................................9
От киевских князей до наших дней ..................................................................9
Пергамент ..............................................................................................................9
Приказы ...............................................................................................................10
Столбец ...............................................................................................................11
Образцовые книги ...............................................................................................12
Коллегии ..............................................................................................................12
Тетради .................................................................................................................13
Министерства ......................................................................................................14
Машинопись ........................................................................................................15
Советская эпоха государственного делопроизводства .......................................16
Компьютерные технологии ..................................................................................19
Автоматизированные системы управления (АСУ) ...............................................20
Современное законодательное
и нормативнометодическое регулирование ..............................................21
Законодательное регулирование делопроизводства ............................................21
Нормативнометодическое регулирование делопроизводства ............................22
Термины и определения .....................................................................................24
Документ ..............................................................................................................25
Делопроизводство, документооборот,
электронный архив, деловые процедуры .............................................................25
Действующие лица, основные понятия, типовые процессы ..................26
Действующие лица ..............................................................................................26
Основные понятия ...............................................................................................27
Документооборот: типовые операции .................................................................29
Документирование: типовые операции ...............................................................32
Архив: типовые операции ....................................................................................32
Выводы ................................................................................................................35

ГЛАВА 2. ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ: БЫСТРЕЕ,
ЭКОНОМНЕЕ, ЭФФЕКТИВНЕЕ. ПРОБЛЕМЫ ВЫБОРА .................36
Автоматизация документооборота – объективная необходимость .....36
WorkFlow, GroupWare и прочие непонятные слова .............................................37

Правда об электронном документообороте

Какую систему выбрать .....................................................................................40
Основные требования к функциональности системы ..........................................41
Совместимость автоматизированной системы
и сложившейся инфраструктуры .........................................................................42
Историческая справка о правовой охране
программного обеспечения .................................................................................42
Обзор автоматизированных систем управления документами ..............44
Прикладные решения на основе DOCUMENTUM 4i .........................................45
Корпоративная система “Кодекс: Документооборот”.
Внедрение готовых решений ...............................................................................52
DOCS Fusion (PowerDOCS & CyberDOCS).
Распределенная система управления документами ............................................58
Fulcrum Knowledge Network. Система управления
базами знаний в масштабе предприятия .............................................................61
Решения Lotus/IBM в области электронного управления
документами, потоками работ и поиска информации ..........................................62
LanDocs: тиражируемый продукт и основа построения
корпоративной информационной системы ..........................................................67
Программный комплекс компании “Оптима” .....................................................73
Продукция компании ABBYY ...............................................................................77

ГЛАВА 3. СИСТЕМА “БОССРЕФЕРЕНТ”: АРХИТЕКТУРА
И ОСНОВНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ ...............................................................84
Электронный документооборот “в разрезе” ...............................................84
Компоненты системы “БОССРеферент” и их назначение ...................85
Общесистемные словари и справочники .....................................................86
Модуль “Справочник организации” ....................................................................86
Модуль “Словари” ...............................................................................................88
Модуль “Внешние адресаты” ..............................................................................89
Общесистемные сервисы .................................................................................90
Модуль “Шаблоны” ............................................................................................90
Модуль “Регистратор” .........................................................................................90
Модуль “Согласование” ......................................................................................92
Модуль “Поручения” ...........................................................................................94
Модуль “Коммутатор” .........................................................................................96
Специализированные функциональные подсистемы ...............................97
Модули “Канцелярия” и “Документы” ................................................................97
Модуль “Внешние контакты” ............................................................................100
Модуль “Контроль договоров” ..........................................................................101
Модуль “Инженерное обеспечение” .................................................................102
Модули “Конференция” и “Новости” ...............................................................102
Потоковое сканирование ................................................................................104

Содержание

ГЛАВА 4. МЕТОДОЛОГИЯ
“ACСELERATED VALUE METHOD” .........................................................110
Типы информационных систем ......................................................................110
Инновация процессов .....................................................................................115
Бизнесконтекст. Краткое досье ........................................................................116
Бизнеспроцессы ...............................................................................................117
Модели идеальных бизнеспроцессов ...............................................................122
Подготовка плана действий ...............................................................................124
Коллективная разработка ..............................................................................125
Закон Парето и концепция ValueFrame .............................................................125
Структурное интерактивное прототипирование ................................................127
Этапы работы ....................................................................................................129
Стратегия проектирования и разработки ..........................................................130
Пилотный проект ...............................................................................................131
Внедрение в масштабах предприятия ........................................................132
Первый этап внедрения .....................................................................................133
Планирование архитектуры и топологии ...........................................................134
Техническая поддержка .....................................................................................136
Управление конфигурацией ...............................................................................137
Итерационное тестирование пилотного проекта ...............................................138
Оценка готовности среды ..................................................................................139
Тиражирование разработанных приложений ....................................................140
Управление преобразованиями ....................................................................141
Внедрение изменений. .......................................................................................141
Почему люди сопротивляются изменениям .......................................................142
Оценка готовности к изменениям ......................................................................143
Анализ вкладов участников процесса ................................................................144
Как сделать знания общими ..............................................................................146
Предварительный план обучения ......................................................................147
Коммуникационная стратегия ...........................................................................149
Управление обязательствами ........................................................................152

ГЛАВА 5. ВОПРОСЫ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ
ЭФФЕКТИВНОСТИ ........................................................................................154
Типы организаций .............................................................................................154
Критерий 1: производящие и управляющие организации ................................154
Критерий 2: масштабы организации .................................................................155
Критерий 3: годовой объем документооборота
на предприятии ..................................................................................................156
Критерий 4: стиль управления и корпоративная культура организации ............157

Правда об электронном документообороте

Измеряем документооборот ...........................................................................158
Факторы повышения эффективности .........................................................163
Фактор № 1: сокращение затрат на бумажные документы ...............................164
Фактор № 2: сокращение непроизводительных затрат
рабочего времени сотрудников ..........................................................................164
Фактор № 3: ускорение информационных потоков ..........................................167
Фактор № 4: изменение корпоративной культуры организации .......................170
Этапы перехода к электронному документообороту
и их влияние на эффективность системы ...................................................172

ГЛАВА 6. ПЕРСПЕКТИВЫ РАЗВИТИЯ ...................................................176
Защита информации в электронном документообороте .......................177
Требования к криптосистемам ...........................................................................179
Электронная цифровая подпись ........................................................................183
Проблемы и перспективы криптографических систем ......................................187
Юридическая сторона вопроса ..........................................................................189
Интеграция с ERPсистемами .......................................................................192
XML: назначение и перспективы .......................................................................195
Мобильные устройства ..................................................................................199
Перспективы использования в СЭД .................................................................199
Управление знаниями ......................................................................................201
История термина и технологии ..........................................................................201
Типовая функциональность систем управления знаниями ................................203
Масштабные задачи и разумные ограничения ..................................................205

ПРИЛОЖЕНИЕ ................................................................................................206

ИСПОЛЬЗУЕМАЯ ЛИТЕРАТУРА ..............................................................218

ПРЕДИСЛОВИЕ

Для достижения успеха надо ставить цели
несколько выше, чем те, которые в настоящее время могут быть достигнуты.
Макс Планк

Дорогие читатели! Книга, которую вы держите в руках, пока единственная
в своем роде. Ей нет аналогов и по содержанию, и по форме изложения, так как
мы старались сделать все, чтобы она была понятна, доступна и востребована.
На рынке представлено довольно много книг по делопроизводству, предназначенных для читателей различного уровня – специалистов и тех, кто желает повысить свою квалификацию, то есть для секретарейреферентов, сотрудников канцелярии и т.п. Практически все подобные издания посвящены
делопроизводству как таковому: типовым процессам, операциям, шаблонам
документов и т.п. В том или ином виде находят свое отражение в литературе
и вопросы автоматизации отдельных процессов (подготовка документов, регистрация, контроль, исполнение, электронная почта и т.п.).
Но современный бизнес немыслим без новых прогрессивных технологий.
Речь идет об информационных технологиях, которые отличаются не только
оперативностью, точностью, мощными средствами контроля и анализа, но
и новой философией управления.
Книг по самым различным аспектам информационных технологий сейчас
издается очень много. Но это, скорее, руководства к конкретным действиям:
как начать работу с той или иной системой, методы внедрения и сопровождения. Такая литература, как лекарство, подходит только тем организациям, которые уже твердо знают свой “диагноз”, оценили возможности и четко сформулировали потребности.
Данная книга – это попытка познакомить вас с таким документооборотом,
в котором соединились и переплелись наше историческое национальное делопроизводство и современные, прогрессивные технологии, которые неизбежно придут в каждое предприятие.
Современное делопроизводство – это весь опыт человеческих взаимоотношений, накопленный со времен Ивана Грозного, обобщенный и рационализированный в наше время; это регламенты, типовые процессы, нормативы,

Правда об электронном документообороте
8

законодательные акты; это групповая работа, управление документами, а главное – управление людьми. Не управление массивами и потоками документов,
а именно управление людьми! Ведь любой документ в конечном счете делается
человеком и для человека. И от того, насколько полноценным будет документационное обеспечение управления, зависит эффективность и качество самого
процесса управления.
Закон Мексимена гласит: “Всегда не хватает времени, чтобы выполнить
работу как надо, но на то, чтобы ее переделать, время находится”. Эта книга
познакомит вас с теми рецептами, которые позволяют выполнять работу
именно так, как этого требует ситуация: быстро, качественно, ответственно.
Здесь собраны теоретические сведения о технологиях автоматизации документооборота и практический опыт их применения с учетом российской специфики; рассмотрены различные по назначению и функциональности системы, представленные на отечественном рынке. Большое внимание уделено
перспективам развития делопроизводства и механизмам вхождения организаций в мировое информационное пространство, системами управления базами знаний.
Мы надеемся, что эта книга поможет осознать и прочувствовать важность
процессов, которые происходят сейчас с нашей экономикой и касаются как
предприятий в целом, так и каждого человека в отдельности. С ее помощью
вы сможете найти ответы на ключевые вопросы: “Зачем внедрять новые технологии? Почему именно сейчас? Как это сделать? А что будет потом?” Когда
организм растет, ни одна клетка не может оставаться непричастной к этому
процессу. Задумайтесь об этом…
Авторский коллектив благодарит компании Abbyy, Documentum, Lotus/IBM,
Весть–МетаТехнология, Консорциум Кодекс, ЛАНИТ, ОПТИМА за предоставленные материалы по системам электронного документооборота, а также
Ефима Старостина, начальника отдела ИТ компании ОПТИМА, за помощь
при подготовке книги.

ГЛАВА 1

ИСТОРИЯ И ТЕОРИЯ

Большинство книг, посвященных делопроизводству и документообороту, традиционно начинаются с исторического обзора. Мы тоже придерживаемся сложившейся традиции, но решили построить исторический экскурс несколько
иначе. В процессе повествования мы будем несколько раз перемещаться через исторические эпохи, рассматривая, как менялись сами документы, приемы
работы с ними и технологии управления.

Îò êèåâñêèõ êíÿçåé äî íàøèõ äíåé

Давайте попытаемся вместе проследить историю возникновения и развития
отечественного делопроизводства. Менялись времена, а вместе с ними и человеческие взаимоотношения, устанавливались новые порядки, развивались
прогрессивные технологии. Но одно оставалось неизменным: при организации
какойлибо коллективной деятельности человеку всегда требовалось слово,
несущее в себе главную идею, которое побуждает к действиям, помогает в достижении намеченных целей. Но человеческая память изменчива и непостоянна. После возникновения письменности слова обретают силу закона.
По свидетельству памятников письменности, делопроизводство существовало уже в Х веке. Культура написания документов возникает вследствие развития торговых и политических отношений между Древнерусским государством и близлежащими странами. Уже тогда люди перестали верить друг другу
“на слово” при решении важных государственных или коммерческих задач.
Киевские князья, договариваясь с Византией в 900е годы, стали практиковать составление таких документов, как письменные завещания и подорожные
грамоты для купеческих кораблей.

Ïåðãàìåíò
Конкретные частные правоотношения стали фиксировать в ХI–ХV вв. в многочисленных грамотах (уставных, вкладных, купчих). С появлением имеющих ценность документов потребовалось место для их безопасного хранения и ведения
документации. Этим местом стали гостиные дворы и монастыри. Монастыри

Глава 1. История и теория
10

были достаточно крупными предприятиями и вели свою судебную и хозяйственную документацию, кроме того, церковь обладала значительной юридической силой.
Постепенно накапливался опыт в сфере документирования, что привело
к появлению профессиональных делопроизводителей. Первоначально в этот
круг входили церковные псаломщики и дьяки. Не случайно в ХIV веке дьяками
называли всех людей, ведущих делопроизводство. Были составлены своеобразные пособия по делопроизводству – формулярники. Обозначились стадии
подготовки документов – чернопись, редакция, беловик. Одновременно возникла необходимость в сохранении секретности важной информации – появились различные скрепы, печати, мосты (подписи на склейках), то есть элементы защиты информации от несанкционированного доступа на стадии
хранения и использования. К этому же времени относятся и первые случаи
подделки документов. Выработалась процедура отмены юридической силы документов. Материалы извлекались из специального хранилища “ларником”
(хранителем ларя с документами) и уничтожались в присутствии свидетелей.
Особо важные документы уничтожались выбранной городским вече комиссией, часто принародно, в торжественной обстановке. Менее значительные документы возвращались авторам или просто стирались с пергамента, на котором были написаны, а зачищенные листы снова шли в дело.
Практически до конца ХIV в. на Руси основным материалом для письма
служил пергамент (особым образом выделанная кожа), называемый в документах “хартией”, а в простонародье – просто “телятиной”. Лучший пергамент привозили из Греции.
Самой древней формой документа на Руси была грамота – отдельный
лист пергамента шириной чуть более 15 см (3,5 вершка). Документы писались сплошным текстом, без разделения на слова, а из знаков препинания
использовалась только точка в конце предложения.
Период Древнерусского государства – это период постепенного складывания традиций российской системы делопроизводства, накопления опыта документирования, обработки и хранения документов, обеспечения их сохранности, в том числе защиты от несанкционированного доступа и подделки.

Ïðèêàçû
Государственное делопроизводство начинает складываться в период формирования русского централизованного государства, то есть с середины ХV века.
Московским князьям удалось создать сильную централизованную систему управления, в которой все важнейшие административные функции выполняли
Боярская Дума и приказы (постоянные присутственные места). Именно поэтому период становления и развития государственного делопроизводства принято называть приказным периодом, по названию первых государственных

учреждений – приказов. Этот период охватывает
время с ХV по ХVII вв. Схематически систему управления можно представить так, как на рис. 1.1.
К приказам относились: разрядный, поместный,
посольский, тайных дел и большой казны, разбойный, пушкарский, холопий, сибирский и др.
Во главе каждого приказа стоял приказной судья, назначаемый из думных чинов. В его подчинении находились дьяки – от одного до трех, а к концу
ХVII в. – от шести до десяти человек. В ведении дьяков находились подьячие,
которые в соответствии со стажем работы делились на “старых” (старших),
“средней руки” и “молодших” (младших). Структурными подразделениями приказов были столы или повытья.

Ñòîëáåö
В ХV в. дорогостоящий пергамент вытеснила бумага. Текст писался все на тех
же узких (15 см) полосках, но теперь бумажных, а не пергаментных. Если
текст занимал несколько листов, их склеивали по узкому краю в ленту, иногда очень большой длины. Например, длина документа “Соборное уложение”
1649 г. равнялась 309 метрам. Документ скатывался в свиток, или столбец.
Место склеивания листов получило называние состав.
Из столбцов формировались дела. В начале столбца помещали основной
документ (челобитную, память и др.), к которому по порядку подклеивали другие документы, возникавшие в ходе рассмотрения данного дела (расспросные
речи, сказки, выписки и пр.). Такая “столбцовая” техника характерна для делопроизводства XVI–XVII вв.
Никто не подписывал документы, ни царь, ни бояре (за исключением договорных документов с иностранными государствами). Юридическую силу
документу придавала так называемая “припись” думного дьяка. В Судебнике
1550 года писалось: “Для того устроены они, думные дьяки”. Приписью называлась подпись дьяка, поставленная по слогам на обратной стороне документа
таким образом, чтобы ее буквы захватывали оба конца склеенных листов. Такой способ подписания документов обеспечивал защиту информации и затруднял их фальсификацию.
В XVI–XVII вв. складываются различные виды документов, фиксирующих
управленческую деятельность государственных учреждений.
От верховной власти – царя и Боярской Думы – подчиненным направлялись грамоты, указы и приговоры. Между приказами имели хождение памяти, которые затем переправлялись в нижестоящие инстанции. Из местных
учреждений в приказы посылали отписки. Формой письменного обращения
частных лиц в государственные учреждения были челобитные.

Царь

Боярская Дума

Приказы

Рис. 1.1. Система
управления

От киевских князей до наших дней

Глава 1. История и теория
12

Îáðàçöîâûå êíèãè
Наличие определенных правил составления и оформления документов того
времени привело к появлению образцовых книг, включавших образцы некоторых видов документов.
В приказах составлялись описи документов, находящихся на хранении. До
наших дней дошла “Опись царского архива”, где зафиксированы документы
различных видов, в том числе чертежи и карты, по которым можно судить
о развитии изобразительного документирования. Уже в XVII в. к описям документов составлялись азбуки – специальные указатели для наведения справок о документах.
Главная особенность приказного делопроизводства заключалась в том, что
его организация основывалась главным образом на традициях, обычаях, в устной форме передаваемых из поколения в поколение приказными служилыми
людьми. В законодательных актах – “Судебнике” 1550 г. и “Соборном уложении” 1649 г. – устанавливалась организация деятельности учреждений, регламентировались состав документов и правила их оформления, а также ответственность должностных лиц за недобросовестную работу с документами и меру
пресечения за допущенные нарушения.

Êîëëåãèè

Когда хочу заняться какимнибудь
установлением, я приказываю порыться
в архивах и отыскать, не говорено ли
 было о том же при Петре Великом, –
и почти всегда оказывается, что
предполагаемое дело было уже им обдумано.
Государыня Екатерина Вторая, 1729–1796 гг.

В ХVIII в. начался период коллежского делопроизводства. Главное отличие
коллежского делопроизводства от приказного заключалось в том, что его организация регламентировалась законодательством. С 1720 года основным законодательным актом стал “Генеральный регламент, или устав, по которому государственные коллегии, також и все оных принадлежащих к ним канцелярий
и контор служителей, не только во внешних и внутренних учреждений, но и во
отправлении своего чина подданейшее поступать имеют”. В “Генеральном регламенте” была прописана структура коллегий, определены штатный состав,
должностные обязанности чиновников, правила внутреннего распорядка,
нормы поведения чиновников, убранство “камор” (служебных кабинетов),
основные операции в работе с документами – правила регистрации документов, контроль за их исполнением, порядок их составления, удостоверения,
хранения.
Период коллежского делопроизводства соотносят с реформами Петра I.
Именно он создал российскую бюрократическую систему, определившую

современную работу с документами. Петра I по праву можно назвать “отцом
русской бюрократии”. Высшим светским учреждением стал Сенат, церковным – Синод. Приказы были заменены другими структурными единицами –
коллегиями. В состав Сената входило специальное подразделение – канцелярия, осуществлявшая контроль за ведением делопроизводства. Возглавлял
ее секретарь, которому подчинялись канцеляристы, регистраторы, архивариус, писцы, толмачи и вахмистр (сторож коллегии). Работа каждого жестко регламентировалась. Регистрация документов велась в реестрах “вершенных, но
не исполненных дел” и “вершенных и исполненных дел”. Основная цель регистрации состояла в охране документов. В “Генеральном регламенте” была изложена технология контроля за исполнением документов. Указы, например,
следовало исполнять в течение недели, “ежели скорее нельзя”. В регламенте впервые введено такое понятие, как архив. Для многих документов были
установлены официальные бланки и разработаны правила расположения
реквизитов на листе бумаги. Обмен информацией между учреждениями определялся их соподчиненностью. Вышестоящие организации направляли
подчиненным указы, подчиненные вышестоящим – рапорты и доношения,
равные инстанции обменивались предложениями и сообщениями. Формой
письменного обращения частных лиц в государственные учреждения были
челобитные, которые позже стали называться прошениями.
В XVIII в. стали развиваться другие системы документации:

●
финансовая, в которой впервые были применены термины “дебет”,
“кредит”, “баланс”, “бухгалтер”;

●
 военная – реляции, рапорты, донесения, предписания, диспозиции;

●
договорная международная – ноты, меморандумы, депеши;

●
судебная – допросы, клятвенные обещания, показания, приговоры;

●
статистическая – подушные переписи, называемые ревизиями, “ревизские сказки” (результаты ревизий), губернские сводки.

Òåòðàäè
Реквизиты документов тоже претерпели изменения. Прежние столбцовые записи затрудняли справочную работу. Указом Петра I от 1700 года столбцы
были заменены тетрадями: “Всякие нашего великого государя и челобитчиковы дела писать в лист и в тетради дестевые, а не в столбцы”. Введение листовой формы документа обусловило появление новых реквизитов: регистрационных входящих и исходящих номеров, адресата, подписи, даты составления,
вида документа и пр., применяющихся в современном делопроизводстве.
В Генеральном регламенте был определен порядок пользования печатями.
Возник новый документ, использующийся при ведении переписки, – справка с краткими вставками из всех документов по обсуждаемому вопросу, экстракт. На документах впервые появились резолюции, представляющие собой
задания по исполнению. Резолюцию писали на лицевой стороне первого листа.

От киевских князей до наших дней

Глава 1. История и теория
14

Cистема работы с документами была жестко регламентирована. Она подверглась изменениям только в ХIХ в. с проведением государственных реформ
Александра I.

Ìèíèñòåðñòâà

Не я правлю Россией, а 35 000 чиновников.
Николай I

Действующая ныне система документооборота, называемая исполнительным
делопроизводством, возникла в ХIХ в.
25 июня 1811 года вышел закон об учреждении новых органов управления – министерств. Поэтому исполнительное делопроизводство называют
также министерским. Основой государственности стал принцип единоначалия. Министры, назначенные лично императором, несли ответственность
персонально перед ним. Принципом иерархии диктовалось строгое распределение функций управления между структурными подразделениями (департаментами и отделами) министерства, а также обязанностей чиновников всех
рангов. “Для рассмотрения дел, требующих по важности их общего соображения” при министре был создан совещательный орган – совет министра,
состоящий из руководителей основных структурных подразделений. “Общее
учреждение министерств” определило и порядок ведения делопроизводства,
который был назван в этом законе “Образ производства дел”. Канцелярия
получила статус департамента министерства. Она занималась делами, касающимися нескольких департаментов, а также решаемыми министром. Внутри
каждого департамента имелись свои канцелярии, в круг обязанностей которых входила работа с документацией.
Вводилась многоступенчатая система регистрации и учета документов. Все
входящие в министерство документы фиксировались в журнале. В каждом департаменте был аналогичный журнал учета, куда заносилась основная информация. Именно тогда в исходящих документах впервые появилась подпись
лица, готовившего документ.
Возникла целая система контроля за исполнением документов. Ежемесячно проводилась ревизия дел в структурных подразделениях, в специальных
ведомостях велись записи о количестве исполненных и неисполненных документов. В конце года составлялась общая ведомость по министерству. Ежегодно в министерствах создавалось три отчета: отчет в суммах, отчет в делах,
отчет в видах и предположениях к усовершенствованию каждой части. Существовал архив документов, в котором хранились копии всех исходящих документов (отпуски), подшитых к входящим документам. На все документы составлялись описи.
“Общим учреждением министерств” были установлены единые принципы
ведения делопроизводства министерств России – от создания документов до