Современные компьютерные офисные технологии

Рекомендовано учреждением образования «Республиканский 
институт профессионального образования» Министерства 

образования Республики Беларусь в качестве пособия
для учащихся учреждений образования, реализующих 

образовательные программы среднего специального образования 

по специальности «Коммерческая деятельность» 

(специализация «Информационное обеспечение бизнеса»)

Под редакцией канд. техн. наук, доцента Е.А. Левчук

2-е издание, стереотипное

Минск
РИПО
2014

УДК 681.3(075.4)
ББК 32.973.26я75

С56

Авт оры:

канд. техн. наук, доцент Е. А. Левчук (п. 2.1, раздел 4);

канд. техн. наук, доцент В. В. Бондарева (п. 2.3, 2.4, раздел 6);

канд. техн. наук, доцент С. М. Мовшович (раздел 1);
Т. В. Астапкина (разделы 3, 5); С. Г. Яковук (п. 2.2).

Рецензенты:

доцент кафедры экономической информатики 

УО «Белорусский государственный экономический университет», 

канд. экон. наук, доцент О. А. Синявская; 

цикловая комиссия прикладной информатики и информационных 

технологий УО «Минский торговый колледж» Белкоопсоюза

(О. М. Болбот).

Все права на данное издание защищены. Воспроизведение всей книги или ее 

части не может быть осуществлено без разрешения издательства.

С56

Современные компьютерные офисные технологии : пособие / 

Е. А. Левчук [и др.] ; под ред. Е. А. Левчук. – 2-е изд., стер. –
Минск : РИПО, 2014. – 367 с.

ISBN 978-985-503-418-7.

Данное пособие призвано оказать помощь будущим специалистам в ов
ладении современными компьютерными технологиями при решении практических задач в своей предметной области. Пособие включает шесть разделов, в которых представлено подробное описание базовых функций 
офисных программных продуктов и технологий обработки текстовой, числовой и графической информации. Рассмотрены
приемы
работы
в

MS Word, Excel, PowerPoint, ABBYY FineReader, Promt, Adobe Photoshop, 
Flash, CorelDRAW. 

Данное пособие может быть использовано учащимися различных спе
циальностей, а также читателями, которые решили самостоятельно освоить 
техническое и программное обеспечение персональных компьютеров.

УДК 681.3(075.4)
ББК 32.973.26я75

ISBN 978-985-503-418-7
© Оформление. Республиканский институт

профессионального образования, 2012

ПРЕДИСЛОВИЕ

Данное пособие призвано оказать помощь будущим специали
стам в овладении современными компьютерными офисными технологиями, базирующимися на применении персональных компьютеров, при решении практических задач в своей предметной области. 
Материал пособия включает шесть разделов.

В первом разделе раскрывается суть информации и ее роль в со
временном обществе, дается характеристика информационным объектам различных видов и основным информационным процессам,  
представлены различные подходы к автоматизации офиса.

Второй раздел посвящен созданию и обработке информационных 

объектов текстовой информации в текстовом процессоре Microsoft 
(MS) Word, оптическому распознаванию текста с помощью ABBYY 
FineReader, машинному переводу текста в программе PROMT.

В третьем разделе изложена методика создания и обработки 

графической информации средствами пакета растровой графики 
Adobe Photoshop, пакета векторной графики Corel Draw и пакета для 
создания анимационных объектов Adobe Flash.

Четвертый раздел посвящен созданию и обработке информацион
ных объектов числовой информации в табличном процессоре MS Excel,
приводятся технологии бизнес-анализа, управления и консолидации 
данных.

В пятом разделе приводятся современные офисные средства соз
дания электронных презентаций, даны полные инструкции по использованию дизайнера презентаций MS PowerPoint.

Заключительный раздел посвящен коммуникативным технологи
ям. Большое внимание уделено специальному программному обеспечению средств телекоммуникационных технологий, аппаратным и 
программным средствам организации компьютерных сетей, поисковым информационным системам, электронной подписи.

Данное пособие рекомендовано учащимся учреждений, реализую
щих образовательные программы среднего специального образования 
по специальности «Коммерческая деятельность» (специализации «Информационное обеспечение бизнеса»), а также может быть полезно 
читателям, которые решили самостоятельно освоить техническое и 
программное обеспечение персональных компьютеров.

Е.А. Левчук

1. ИНФОРМАЦИЯ И ИНФОРМАЦИОННЫЕ 

ПРОЦЕССЫ 

1.1. Информация и ее роль в современном 

обществе

Существует много определений понятия «информация». В Зако
не Республики Беларусь «Об информации, информатизации и защите информации» от 10 ноября 2008 г. № 455-З дано следующее определение: «информация – сведения о лицах, предметах, фактах, 
событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления». Таким образом, здесь информация понимается как любые 
сведения об объектах реального мира.

Приведем еще одно часто используемое определение, в соответ
ствии с которым не все сведения можно отнести к информации: информация – это совокупность сведений, передаваемых от источника 
потребителю и дополняющих представления потребителя об изучаемом или анализируемом объекте.

Таким образом, мы наделяем информацию следующими свойствами:
1) при передаче информации необходимо наличие источника и 

потребителя (если по телевизору в пустой комнате транслируются 
новости, то информация не передается, т. к. нет потребителя);

2) не всякие факты, получаемые потребителем от источника, яв
ляются информацией, а только те, которые касаются потребителя 
(если телевизионная передача не интересна для вас, то вы не получаете информацию);

3) только те факты об интересующем потребителя объекте явля
ются информацией, которые расширяют его представление об этом 
объекте (повторный просмотр одного и того же выпуска новостей 
не несет информацию).

Информационный объект – это описание некоторой сущности 

(реального объекта, явления, процесса, события) в виде совокупности логически связанных реквизитов (информационных элементов). 
Такими сущностями для информационных объектов могут служить 
цех, склад, дебиторская задолженность, получение кредита и т. д. 
Рассматривая объект, учитывая его существенные свойства, мы можем создать информационный объект. И наоборот, имея информационный объект, по смыслу мы можем представить сам объект.

1. Информация и информационные процессы
5

Информационный объект представляется в виде информацион
ной модели, которая может быть знаковой, компьютерной, вербальной и др. В качестве знаковой информационной модели чаще всего 
используются табличная и графическая формы представления информации. Примером компьютерной информационной модели может служить база данных.

Информационная технология – совокупность процессов, мето
дов осуществления поиска, получения, передачи, сбора, обработки, 
накопления, хранения, распространения и (или) предоставления информации, а также пользования информацией и ее защиты.

Рассмотрим основные информационные процессы.
Под поиском информации понимается извлечение хранимой ин
формации. К методам поиска информации относятся следующие: 
непосредственное наблюдение, общение со специалистами по интересующему вас вопросу, чтение соответствующей литературы, просмотр видео- и телепрограмм, запрос к информационным системам, 
базам компьютерных данных и т. д. 

Сбор и накопление информации выполняются с целью ее хране
ния (подшивка документа в нужную папку, сохранение файла, запись в базу данных и т. д.) для последующего использования. 

В процессе передачи информации обязательно участвуют источ
ник и приемник информации: первый передает информацию, второй ее получает. Между ними действует канал передачи информации – канал связи. Передача информации всегда адресная, т. е. 
предназначена для конкретного получателя.

Распространение информации – это безадресная передача (на
пример, раздача рекламных листков прохожим).

Обработка информации – это преобразование информации из 

одного вида в другой, осуществляемое по определенным правилам 
(например, построение диаграммы в электронной таблице).

Защитой информации называется предотвращение доступа к 

информации лицам, не имеющим соответствующего разрешения 
(несанкционированный, нелегальный доступ), а также предотвращение непредумышленного или недозволенного ее использования, 
изменения или разрушения. 

Информационные процессы протекают не только в обществе. 

Почему осенью опадают листья, и вся растительность засыпает на 
время холодов, а с приходом весны вновь появляются листья, трава? Это все – результат информационных процессов. Клетка любого 
растения воспринимает изменения внешней среды и реагирует на них.

Генетическая информация во многом определяет строение и раз
витие живых организмов и передается по наследству. Хранится генетическая информация в структуре молекул ДНК. 

В кибернетике (науке об управлении) понятие «информация» 

используется для описания процессов управления в сложных динамических системах (живых организмах или технических устройствах). Процессы управления включают в себя все виды информационных процессов.

Управление – функция организованных систем, обеспечивающая 

сохранение их определенной структуры, поддерживающая режимы 
деятельности, реализацию их программ и целей.

Схематично процесс управления представлен на рисунке 1.1.

Объект 

управления

Сырье, материалы
Продукция

Субъект управления 
(управляющий орган)

Информация о ходе 

производства 

и его результатах 

Управляющие 

решения

Возмущения (аварии, ЧП,…)

Непредвиденные воздействия 

(указания вышестоящих организаций)

Рис. 1.1. Обобщенная схема процесса управления

Объектом управления может быть производственный цех, торго
вая фирма, учебная группа, а субъектом управления – руководство 
завода, владелец фирмы, деканат. Информация о ходе работы объекта

1. Информация и информационные процессы
7

поступает в субъект управления, который принимает решения и доводит их до исполнителя.

Плановой работе объекта управления мешают непредвиденные 

события – аварии, срывы поставки материалов, снятие студентов с 
занятий для участия в различных мероприятиях и т. д.

Деятельность субъекта управления корректируется при получе
нии директив вышестоящих организаций и налоговых органов.

Таким образом, приведенная схема описывает любой процесс 

управления.

Информационный ресурс – это организованная совокупность до
кументированной информации, включающая базы данных, другие 
ее совокупности в информационных системах. 

Итак, к информационным ресурсам относятся отдельные доку
менты и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах, т. е. в библиотеках, архивах, 
фондах, банках данных и любых других видах информационных 
систем.

Информационные ресурсы в настоящее время являются одним из 

важнейших видов ресурсов предприятия наряду с материальными, 
финансовыми и трудовыми.

Национальная программа ускоренного развития услуг в сфере 

информационно-коммуникационных технологий на 2011–2015 годы 
(далее Программа) утверждена постановлением Совета Министров 
Республики Беларусь от 28 марта 2011 г. № 384. Основной целью 
Программы является формирование в республике единого информационного пространства как одного из этапов перехода к информационному обществу, обеспечивающего создание условий для повышения эффективности функционирования экономики, государственного и местного управления, реализацию прав на свободный поиск, передачу, распространение информации о состоянии экономического и социального развития общества. Программа имеет межотраслевой характер, базируется на основных положениях Концепции государственной политики в области информатизации. 

В состав Программы вошли проекты, обеспечивающие следую
щие основные направления развития информатизации: 

 создание общегосударственной автоматизированной инфор
мационной системы; 

 развитие телекоммуникационной инфраструктуры и создание 

пунктов доступа к открытым информационным системам; 

 развитие и совершенствование информационно-коммуни
кационных 
технологий 
(ИКТ) 
и 
формирование 
экспортно
ориентированной отрасли IТ-индустрии; 

 совершенствование законодательной базы и системы государ
ственного регулирования в сфере информатизации; 

 совершенствование деятельности государственных органов на 

основе использования ИКТ; 

 развитие процессов информатизации в секторах реальной 

экономики, в том числе создание системы электронной торговли и 
логистики; 

 развитие системы подготовки и переподготовки специалистов 

по ИКТ и квалифицированных пользователей; 

 содействие развитию культуры и средств массовой информа
ции посредством внедрения ИКТ; 

 совершенствование системы информационной безопасности 

республики с учетом Концепции национальной безопасности.

Информационное общество – одна из теоретических моделей, 

используемых для описания качественно нового этапа общественного развития, в который вступили развитые страны с началом информационно-компьютерной революции. Технологическим основанием общества становятся не индустриальные, а информационные и 
телекоммуникационные технологии (ИТТ). 

Информационное общество – это общество, в котором инфор
мация становится главным экономическим ресурсом, а информационный сектор выходит на первое место по темпам развития, числу 
занятых, доле капиталовложений, доле в ВВП. ИТТ становятся 
главным средством повышения эффективности производства, укрепления конкурентоспособности как на внутреннем, так и на мировом рынке. Имеется развитая инфраструктура, обеспечивающая 
создание достаточных информационных ресурсов, происходит их 
перераспределение в пользу науки и образования. 

Основной формой собственности становится интеллектуальная 

собственность. В конкурентной борьбе за мировое первенство
появляется новый фактор – уровень развитости информационной 
инфраструктуры и индустрии. 

1. Информация и информационные процессы
9

Информация становится предметом массового потребления. Ин
формационное общество обеспечивает индивиду доступ к любому 
источнику информации. Это гарантируется законом и техническими 
возможностями. 

Информационное общество формируется как глобальное и вклю
чает в себя: мировую «информационную экономику», единое мировое информационное пространство, глобальную информационную 
инфраструктуру, формирующуюся мировую законодательно-правовую систему.

Информационное общество – общество, в котором большинство 

работающих заняты производством, хранением, переработкой, продажей и обменом информацией.

В последнее время появилась новая категория культуры – ин
формационная. Это вызвано тем, что для жизни и работы в информационном обществе человек должен быть подготовлен к быстрому 
восприятию и обработке больших объемов информации; ему необходимо овладеть современными средствами, методами и технологией работы. 

Информационная культура – умение целенаправленно работать 

с информацией; использовать компьютерные информационные технологии, современные методы и средства для получения, хранения, 
обработки и передачи информации.

Информационная культура проявляется:
 в конкретных навыках по использованию различных техниче
ских устройств – от телефона до персонального компьютера и компьютерных сетей;

 способности использовать в своей работе компьютерные ин
формационные технологии;

 умении извлекать информацию из различных источников – от 

периодической печати до электронных коммуникаций;

 работать с различными видами информации;
 представлять информацию в понятном виде и эффективно ее 

использовать;

 в знании аналитических методов обработки информации.
Информационная культура заимствует и использует достижения 

многих наук: кибернетики, информатики, теории информации, 
математики, теории проектирования баз данных и ряда других

дисциплин. Неотъемлемой частью информационной культуры является знание информационной технологии и умение применять ее на 
практике.

Развитию информационной культуры в рамках программы пере
хода нашей страны к информационному обществу посвящен Указ 
Президента Республики Беларусь «О мерах по совершенствованию 
использования национального сегмента сети Интернет» от 1 февраля 2010 г. № 60.

В этом документе определяются следующие положения:
 государственные органы и организации обязаны создать и по
стоянно обновлять интернет-сайты, содержащие информацию о руководстве, структуре, режиме работы, задачах и функциях, почтовом адресе, адресе электронной почты, номерах телефонов справочных служб этого органа (организации), о работе с обращениями 
граждан и юридических лиц, об осуществлении административных 
процедур в отношении граждан, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, о товарах (работах, услугах), производимых (выполняемых, оказываемых) государственной организацией;

 государственные органы и организации обязаны регулярно 

проводить анализ посещаемости их интернет-сайтов и принимать 
меры по реализации предложений граждан, направленных на совершенствование функционирования этих сайтов;

 с 1 июля 2010 г. деятельность по реализации товаров, выпол
нению работ, оказанию услуг на территории Республики Беларусь с 
использованием информационных сетей, систем и ресурсов, имеющих подключение к сети Интернет, осуществляется юридическими 
лицами и индивидуальными предпринимателями с использованием 
информационных сетей, систем и ресурсов национального сегмента 
сети Интернет, размещенных на территории Республики Беларусь и 
зарегистрированных в установленном порядке;

 юридические лица и индивидуальные предприниматели обя
заны до 1 июля 2010 г. обеспечить переход на использование информационных сетей, систем и ресурсов национального сегмента 
сети Интернет, размещенных на территории Республики Беларусь, а 
поставщики интернет-услуг – их государственную регистрацию;