УДК 338.24(075.8)
ББК 65.050.2
Г93

Р е ц е н з е н т ы:

профессор А.В. Козловский (Государственный университет управления),
доцент Л.Н. Тарасова (Московский финансовоюридический университет)

Гугуева, Т.А.
Конфиденциальное делопроизводство : учебное пособие /
Т.А. Гугуева. – М. : АльфаМ : ИНФРАМ, 2012. – 192 с.

ISBN 9785982812933 («АльфаМ»)
ISBN 9785160054162 («ИНФРАМ»)

Устойчивое положение организаций – государственных и негосудар
ственных структур – на рынке товаров и услуг напрямую зависит от эффек
тивности применяемых мер защиты конфиденциальной информации.
В учебном пособии рассматриваются сущность и особенности конфиден
циального делопроизводства, виды и специфика защиты конфиденциаль
ной информации, организация работы с ее внешними электронными носи
телями. Приложения содержат нормативные правовые документы и ком
плект учетных форм, рекомендуемых к применению.
Для студентов вузов, обучающихся по направлениям «Документоведе
ние и архивоведение», «Менеджмент» и специальностям «Документоведе
ние и документационное обеспечение управления», «Менеджмент органи
зации», «Организация и технология защиты информации».

УДК 338.24(075.8)
ББК 65.050.2

© Гугуева Т.А., 2012
© «АльфаМ» : ИНФРАМ, 2012

Г93

ISBN 9785982812933 («АльфаМ»)
ISBN 9785160054162 («ИНФРАМ»)

ПРЕДИСЛОВИЕ

Надежность функционирования организации,
получаемая ею прибыль и устойчивость положения на рынке
напрямую зависят от сохранности конфиденциальной инфор
мации. Для обеспечения информационной безопасности орга
низации требуется применение целого комплекса правовых,
организационных и технических мер защиты, в частности чет
кая организация конфиденциального делопроизводства.
В настоящем учебном пособии рассмотрены сущность
и особенности конфиденциального делопроизводства, виды
конфиденциальной информации и правовая база работы с ней,
изложены этапы работы с бумажными и внешними электрон
ными носителями конфиденциальной информации.
Контрольные вопросы, составленные к каждой главе, по
зволяют осуществлять проверку и самопроверку усвоения сту
дентами теоретических положений пособия и приобретения
необходимых навыков их реализации на практике.
В учебном пособии приведены примеры, обеспечивающие
понимание теоретических вопросов и ориентированные на
практическое использование полученных знаний.
В приложениях приводятся нормативные правовые доку
менты, относящиеся к теме пособия, а также комплект учет
ных форм, рекомендуемых к применению в процессе ведения
конфиденциального делопроизводства.
Изложенный в учебном пособии материал может быть ис
пользован студентами образовательных учреждений высшего и
среднего профессионального образования, обучающимися по
направлениям подготовки «Документоведение и архивоведе
ние», «Менеджмент», «Информационная безопасность», по
специальностям
«Документоведение
и
документационное
обеспечение управления», «Менеджмент организации», «Орга
низация и технология защиты информации», а также при повы
шении квалификации специалистов по защите информации.
Автор выражает благодарность О.Ю. Митченко за ценные
советы в области делопроизводства.

СУЩНОСТЬ И ОСОБЕННОСТИ
КОНФИДЕНЦИАЛЬНОГО
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

1.1. Понятие конфиденциального документа

Делопроизводством называется деятельность,
обеспечивающая документирование и организацию работы с
документами. Исходя из положений ГОСТ Р 51141–98 «Дело
производство и архивное дело. Термины и определения» под
документированием следует понимать запись информации на
различных носителях по установленным правилам. Организа
ция работы с документами означает организацию документо
оборота (движение документов в компании с момента их соз
дания или получения до завершения исполнения, передачи на
хранение, отправки), оперативного хранения и использования
документов в текущей деятельности компании.
Конфиденциальное делопроизводство – это деятельность,
обеспечивающая не только документирование и организацию
работы с конфиденциальными документами, но и защиту со
держащейся в них информации от несанкционированного
доступа и использования.
Словосочетание «конфиденциальный документ» является
производным от понятия «документ». Образно выражаясь, ес
ли документ – это какоето блюдо, то конфиденциальный до
кумент – это блюдо, приправленное специями.
Согласно ГОСТ Р 51141–98, документом (документиро
ванной информацией) называется зафиксированная на мате
риальном носителе информация с реквизитами, позволяющи
ми ее идентифицировать. Определение документированной
информации содержится также в ст. 2 Федерального закона от
27 июля 2006 г. № 149ФЗ «Об информации, информационных
технологиях и о защите информации»: «Документированная

информация – зафиксированная на материальном носителе
путем документирования информация с реквизитами, позво
ляющими определить такую информацию или в установлен
ных законодательством Российской Федерации случаях ее ма
териальный носитель».
Основываясь на определениях термина «документ (доку
ментированная информация)», приведенных выше, можно
предложить следующую формулировку понятия «конфиден
циальный документ». Конфиденциальный документ (кон
фиденциальная документированная информация) – это за
фиксированная на материальном носителе конфиденциальная
информация с реквизитами, позволяющими ее идентифици
ровать.
Слово «идентифицировать» происходит от латинского
identifico (отождествляю) и означает признать тождествен
ность, отождествить объекты, опознать по определенным при
знакам. Свойство идентификации документированной ин
формации придается реквизитами.
Реквизиты (от лат. requisitum – необходимое) – это обяза
тельные элементы оформления официальных документов, т.е.
обязательные сведения, которые должны содержаться в доку
менте для признания его действительным. Такими сведения
ми, как правило, являются название и адрес организации, со
ставившей документ, регистрационный номер и дата регистра
ции документа, подписи ответственных лиц. Требования к
бланкам документов, состав реквизитов документов и требова
ния к их оформлению определяются стандартами на различ
ные системы документации, например ГОСТ Р 6.30–2003
«Унифицированные системы документации. Унифицирован
ная система организационнораспорядительной документа
ции. Требования к оформлению документов». Отсутствие од
ного или нескольких реквизитов влечет за собой недействи
тельность документа.
Среди реквизитов, позволяющих идентифицировать кон
фиденциальную информацию, необходимо в первую очередь
отметить гриф конфиденциальности (реквизит, свидетельст
вующий о конфиденциальности информации, содержащейся в
документе, проставляемый на самом документе и в сопроводи
тельной документации к нему).

1.1. Понятие конфиденциального документа
7

1.2. Виды и специфика защиты
конфиденциальной информации

Что же такое конфиденциальная информация?
В соответствии со ст. 5 Федерального закона от 27 июля 2006 г.
№ 149ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о
защите информации» (приложение П1.1) вся информация в за
висимости от категории доступа к ней подразделяется на две
группы: общедоступную информацию и информацию ограни
ченного доступа (рис. 1). При этом под доступом к информации
подразумевается возможность ее получения и использования.

8
Глава 1. Сущность и особенности конфиденциального делопроизводства

Рис. 1. Виды информации

К общедоступной информации относятся общеизвестные
сведения и иная информация, доступ к которой не ограничен.
Соответственно информация ограниченного доступа – такая
информация, к которой имеет доступ ограниченный круг лиц.
Ранее, до выхода в свет указанного выше закона, согласно
ст. 10 утратившего силу Федерального закона от 20 февраля
1995 г. № 24ФЗ «Об информации, информатизации и защите
информации» информация ограниченного доступа в свою оче
редь подразделялась на информацию, составляющую государ
ственную тайну, и конфиденциальную информацию. В ныне
действующем законе такая четкая классификация отсутствует,
как, впрочем, и само понятие «конфиденциальная информа
ция». В законе содержится лишь определение термина «кон
фиденциальность информации», означающего «обязательное
для выполнения лицом, получившим доступ к определенной
информации, требование не передавать такую информацию
третьим лицам без согласия ее обладателя». Поэтому далее под
термином «конфиденциальная информация» будет понимать
ся документированная информация с ограниченным досту
пом, не содержащая сведений, составляющих государствен
ную тайну.
Кроме того, Указом Президента РФ от 06 марта 1997 г.
№ 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциально
го характера» (приложение П1.2) определены шесть видов та
кого рода информации. К ней, в частности, относятся:
 сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни
гражданина, позволяющие идентифицировать его личность
(персональные данные), за исключением сведений, подлежа
щих распространению в средствах массовой информации в ус
тановленных федеральными законами случаях;
 сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства,
а также сведения о защищаемых лицах и мерах государствен
ной защиты, осуществляемой в соответствии с Федеральным
законом от 20 августа 2004 г. № 119ФЗ «О государственной за
щите потерпевших, свидетелей и иных участников уголовного
судопроизводства» и другими нормативными правовыми акта
ми Российской Федерации;
 служебные сведения, доступ к которым ограничен органами
государственной власти в соответствии с Гражданским кодек

1.2. Виды и специфика защиты конфиденциальной информации
9

сом Российской Федерации и федеральными законами (слу
жебная тайна);
 сведения, связанные с профессиональной деятельностью, до
ступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией Рос
сийской Федерации и федеральными законами (врачебная,
нотариальная, адвокатская тайна, тайна переписки, телефон
ных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных или
иных сообщений и т.д.);
 сведения, связанные с коммерческой деятельностью, доступ к
которым ограничен в соответствии с Гражданским кодексом
Российской Федерации и федеральными законами (коммерче
ская тайна);
 сведения о сущности изобретения, полезной модели или про
мышленного образца до официальной публикации информа
ции о них.
В указанном нормативном акте термин «конфиденциаль
ная информация» (или «конфиденциальные сведения») прямо
не используется, в нем речь идет о сведениях конфиденциаль
ного характера, хотя словосочетания «конфиденциальная ин
формация» (или «конфиденциальные сведения») и «информа
ция (сведения) конфиденциального характера» обозначают по
сути одно и то же. Если исходить из того, что слово «конфиден
циальный» происходит от латинского «confidential» (доверие) и
означает «доверительный, не подлежащий огласке», то соот
ветственно термин «конфиденциальная информация» (или
«информация конфиденциального характера») будет означать
информацию, полученную в ходе доверительных отношений,
не подлежащую разглашению. Это подразумевает следующее:
«У нас с тобой доверительные отношения, т.е. мы доверяем
друг другу. Например, ты доверил мне какуюто информацию
и можешь быть уверен в том, что эта информация не будет из
вестна никому до тех пор, пока ты сам не разрешишь мне этого
сделать».
Рассмотрим подробнее перечисленные выше виды конфи
денциальной информации.
Под персональными данными в соответствии со ст. 3 Феде
рального закона от 27 июля 2006 г. № 152ФЗ «О персональных
данных» (приложение П1.3) ранее понималась «любая инфор
мация, относящаяся к определенному или определяемому на

10
Глава 1. Сущность и особенности конфиденциального делопроизводства