Документационное обеспечение управленческой деятельности


Министерство образования и науки Российской Федерации
НОВОСИБИРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ





                Л.Н. ЮДИНА




ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Утверждено Редакционно-издательским советом университета в качестве учебного пособия






НОВОСИБИРСК

2011

ББК 60.844я73 Ю 163



Рецензенты:
Сидоровнина И.А., канд. экон. наук, доцент; Яцко В.А., канд. техн. наук, доцент






       Юдина Л.Н.
Ю 163 Документационное обеспечение управленческой деятельности: учеб. пособие / Л.Н. Юдина. - Новосибирск: Изд-во НГТУ, 2011.-54 с.
         ISBN978-5-7782-1740-9
         В учебном пособии обобщены и систематизированы вопросы теории и практики современного документоведения и делопроизводства. Рассмотрены современная нормативно-методическая база, основные понятия и терминология, общие правила работы с документами. Дана характеристика особенностей подготовки, оформления и ведения внутренних и внешних документов, раскрыты способы и методы документационного обеспечения управления и делопроизводства. Представлена информация, необходимая для подготовки служебных документов и ведения переписки. В конце пособия представлены образцы заполнения бланков.
         Пособие адресовано студентам специальности 080502.








ISBN 978-5-7782-1740-9

ББК 60.844я73

                       © Юдина Л.Н.,2011
                      © Новосибирский государственный технический университет, 2011

Оглавление


Введение...................................................
Тема 1. Информация.........................................
    1.1. Понятие информации................................
    1.2. Классификация управленческой информации...........
Тема 2. Документы..........................................
    2.1. Документ и понятие делопроизводства...............
    2.2. Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления (ДОУ)...................................
    2.3. Унификация и стандартизация документов............
    2.4. Классификация документов..........................
Тема 3. Организационно-распорядительные документы..........
    3.1. Организационные документы.........................
    3.2. Распорядительные документы........................
Тема 4. Делопроизводство по личному составу................
    4.1. Заявление.........................................
    4.2. Приказы по личному составу........................
    4.3. Трудовая книжка...................................
    4.4. Личные карточки...................................
    4.5. Личное дело.......................................
Тема 5. Информационно-справочные документы.................
    5.1. Протоколы.........................................
    5.2. Акты..............................................
    5.3. Докладная записка.................................
    5.4. Объяснительная записка............................
    5.5. Справки...........................................
    5.6. Письмо............................................
    5.7. Т елеграммы.......................................
    5.8. Телефонограмма....................................
    5.9. Телефакс (факс)...................................
    5.10. Расписка.........................................
Библиографический список...................................
Приложения.................................................

4
5
5
6
8
8

10
11
16
17
17
20
23
24
24
25
26
27
30
30
32
34
35
35
37
40
40
41
42
43

44

            ВВЕДЕНИЕ


   В любой сфере общественной деятельности, и в первую очередь производственной, особое значение для целей управления имеет информация, носителем которой является документ, и то, насколько она оперативно оформляется и перерабатывается. Среди действующих унифицированных систем документооборота особое место для реализации общей для всех органов управления функции - организации системы и процессов управления, касающейся непосредственно организации самого управленческого труда, и в первую очередь его распорядительной и исполнительной деятельности, принадлежит системе организационно-распорядительной документации.

            Тема 1. ИНФОРМАЦИЯ


        1.1. ПОНЯТИЕ ИНФОРМАЦИИ

   Для нормального функционирования и развития предприятия необходимо постоянно владеть как оперативной, так и стратегической информацией о рыночной ситуации в целом, включая сведения о потребителях, сырье, конъюнктуре рынка, конкурентах, новых технологиях и т. д.
   В Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и защите информации» понятие «информации» определено как «сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления».
   Важная роль информации в управлении объясняется тем, что управленческий процесс, по сути, сводится к сбору, обработке, передаче, хранению, поиску и использованию информации для принятия управленческого решения.
   Беспрерывное создание и использование информации во всех сферах жизни общества приводит к большому многообразию информационных массивов, имеющих существенные видовые различия. Можно выделить, например: управленческую, научно-техническую, медицинскую, дипломатическую, военную, гидрометеорологическую информацию и другие виды.
   К информации в системе управления предъявляются следующие требования:
   —    достоверность - информация должна быть без ошибок и объективно отражать процессы производства и управления;
   —    своевременность, оперативность - информация должна поступать в сроки, обеспечивающие своевременное принятие управленческих решений;
   -    достаточность, полнота - она должна иметь достаточный для принятия решения объем;


5

   —     краткость - информация должна предоставляться в сжатой форме, которая позволяет принимать решения быстро и легко;
   -     экономичность - затраты на сбор, обработку, передачу и хранение информации должны быть минимальными.

        1.2.        КЛАССИФИКАЦИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИИ

   Классифицировать информацию, используемую для управления, можно по самым разнообразным признакам. Наиболее часто применяются следующие принципы классификации.
   1.     По различным аспектам управления (характеру возникающих задач): организационно-экономическую, собственно управленческую, технико-технологическую, социально-психологическую.
   2.   По характеру восприятия человеком:
   •     визуальную (зрительную), передаваемую видимыми образами и символами;
   •    аудиальную, передаваемую звуками;
   •    тактильную, передаваемую ощущениями;
   •    органолептическую, передаваемую запахами и вкусами;
   •     машинную, выдаваемую и воспринимаемую средствами вычислительной техники;
   •    комбинированные формы, например аудиовизуальную.
   3.   По форме представления:
   •     знаковую информацию, которая выражается в цифровой, буквенной и кодированной форме;
   •     аналоговую, или непрерывную форму представления информации - это величина, характеризующая процесс, не имеющий перерывов или промежутков (температура тела человека, скорость автомобиля на определенном участке пути и т. и.);
   •    образную.
   4.   По источникам возникновения: внешняя; внутренняя.
   5.   По времени использования:
   •     постоянную информацию, которая является относительно стабильной (например, нормы, нормативы, стандарты, численность и состав работающих);
   •     переменную информацию, связанную с возникновением новых обстоятельств, новых возможностей и ограничением. Пример переменной информации - объем выручки, число клиентов.

6

   6.    По отношению к хозяйствующему субъекту: входная; выходная.
   7.    По возможности использования:
   •  полезную;
   •     шумы - это посторонние помехи в канале связи, которые мешают правильному восприятию информации. Эти помехи могут быть спонтанными, хаотичными или целенаправленными;
   •     избыточную информацию, по сути являющуюся достоверной, но не несущую ничего нового, излишне детализирующую уже полученные сведения. Такая информация только отвлекает ресурсы от анализа полезной информации;
   •  ложную;
   •     лживую информацию, носящую сознательный характер, что является ее коренным отличием от ложной.
   8.    По масштабам отражаемого объекта: глобальная, общегосударственная, региональная, муниципальная, внутрифирменная.
   9.    По отраслям экономики: промышленная, сельскохозяйственная, транспортная, военная, гуманитарная (наука, образование, медицина).
   10.   По структурированности:
   •     систематизированная (по составу показателей адресности, периодичности, срокам передачи, форме предоставления);
   •     несистематизированная.
   11.    По характеру носителя информации: документированная для средств связи, вербальная.
   В личной жизни человека вне сферы служебной деятельности чаще используется устная информация, не закрепленная в письменной форме на каком-либо носителе (на бумаге, на электронном носителе). Лишь при необходимости человек пользуется письменной информацией: пишет письма и записки родственникам и друзьям, получает требующиеся ему документы в различных учреждениях и организациях (паспорт, трудовую книжку, диплом, рекомендательное письмо и т. и.).
   Служебная деятельность человека в любой сфере (производственной, посреднической, торговой, медицинской, научной и др.), напротив, требует преимущественно письменной информации, которая может служить подтверждением конкретных фактов и событий при деловом общении.

7

            Тема 2. ДОКУМЕНТЫ


        2.1. ДОКУМЕНТ И ПОНЯТИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

   Зафиксированная на бумаге или другом носителе информация становится документом.
   Информация может быть бездокументной (например, телефонные переговоры) и документированной (например, присланное по почте служебное письмо). Большая часть служебной информации, конечно, документируется, так как бездокументные отношения в обществе пока невозможны.
   Документированная информация (документ) - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
   Документация - это комплект документов, сгруппированных по какому-либо признаку. Комплекты документов могут быть сгруппированы по наименованиям и названиям (номинативный признак), по предметному, по отраслевому, географическому, хронологическому и другим признакам.
   Документы являются специфическими материальными объектами, при работе с которыми необходимо выполнять много различных действий: создавать и оформлять документы; организовывать их движение, обработку, систематизацию и хранение и др. Совокупность всех действий при работе с документами называют делопроизводством, т. е. производством дел, их письменным оформлением, или документационным обеспечением управленческой деятельности.
   Дело - это папка с документами, имеющая номер, название, указание на принадлежность, год начала ведения и сроков хранения. Для учета дел составляется перечень, называемой номенклатурой. Номенклатура дел предприятия - это систематизированный перечень номеров и названий дел, с указанием количества их томов, сроков хранения с указанием номеров статьей из перечня (типового или ведомственного), определяющего эти сроки.
   Большое количество документов в качестве корреспонденции находится в движении, образуя документооборот. Документооборот -это движение документов внутри предприятия и между предприятиями с момента их создания до отправки на хранение или уничтожение. Суть делопроизводства составляют процессы документирования разнообразной информации и работа с документами.


8

   Таким образом, изучая делопроизводство, вы должны научиться отвечать на три главных вопроса:
   -  как правильно составить и оформить тот или иной документ;
   -     как выполнить основные технологические операции при работе с документами;
   -     что делать с документами, работа над которыми закончена, т.е. как поступать с исполненными документами: хранить их (где и сколько лет) или уничтожать (когда и каким способом).
   Документы выполняют ряд важных функций. Перечислим их:
   •     информационную: являются носителем и источником информации;
   •     управленческую: позволяют организовывать, регулировать, контролировать, анализировать производственные процессы;
   •     правовую: служат юридической основой производственной деятельности; подтверждают факты, удостоверяют сведения и показатели;
   •     коммуникативную: помогают организовывать обмен информацией и общение между различными объектами;
   •     учетную: накапливают сведения за определенные периоды времени и позволяют их анализировать, выявляя тенденции и закономерности;
   •     социальную: отражают социально-экономическую, политическую, общественную и другие сферы жизни государства и его граждан;
   •     культурную: являются памятниками культуры данной эпохи, показывают ее специфику, колорит, нравы, обычаи, традиции;
   •     историческую: являются источником знаний о событиях и деятелях различных эпох, полнее и конкретнее других исторических памятников раскрывают исторические события, подтверждают и дополняют факты, помогают восстанавливать историческое прошлое стран и народов.
   Все создаваемые управленческие документы «обслуживают» определенные управленческие функции, например: планирование, бухгалтерский учет, финансирование, отчетность, оперативное управление, обеспечение кадрами и т. п. Документы, относящиеся к одной управленческой функции, принято называть системой документации, например: система организационно-распорядительной документации.

9

2.2. НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКАЯ БАЗА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ (ДОУ)

   Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления (ДОУ) - это совокупность законов, нормативно-правовых актов, организационных и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации.
   Нормативно-методическая база ДОУ включает:
   • законодательные акты РФ в сфере информации и документации;
   •    постановления и распоряжения Правительства РФ; федеральных органов исполнительной власти, регламентирующих вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;
   •    государственную систему ДОУ (Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения);
   •    правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ;
   • государственные стандарты на документацию;
   • унифицированные системы документации;
   •    общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
   •    нормативные документы по организации и охране управленческого труда служащих службы ДОУ;
   •    нормативные документы по организации архивного хранения документов.
   Основу гражданского законодательства составляют:
   •    Гражданский кодекс РФ, который устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения или прекращения и др. Например, ст. 51 и последующие статьи главы 4 устанавливают виды документов, применяемых при создании, регистрации, реорганизации и ликвидации юридического лица. Ст. 160 определяет письменную форму сделки и требования к ней.
   •    Конституция РФ и закон «О языках народов Российской Федерации».
   • Трудовой кодекс РФ.

10

   •    Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации». Он устанавливает правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов.
   •    Закон РФ «О государственной тайне» от 25 июля 1993 г. с изменениями от 1 ноября 2010 г. регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне.
   •    Федеральный закон «О бухгалтерском учете», где отражены основные требования к ведению бухгалтерского учета, определены обязательные реквизиты документов, определены сроки хранения документов и состав бухгалтерской отчетности.
   •    Федеральный закон от 02.05.2006 «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», в котором определены положения об организации работы с этой категорией документов.

        2.3. УНИФИКАЦИЯ И СТАНДАРТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

   Любой документ функционирует совместно с другими документами. За последнее время произошло резкое увеличение объемов информации. Ручная разборка не позволяет вовремя и качественно переработать растущие потоки информации. Появилась потребность в механизации, а затем и в автоматизации обработки документации.
   Управленческие функции в любой организации являются однотипными, поэтому и документы по каждой из функций должны быть одинаковыми по видам и формам. Приведение документов к оптимальному единообразию по составу и формам называется унификацией документов. Унифицируют не только отдельные документы, но и системы документации в целом.
   Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям и применяемый в определенной области деятельности, называют унифицированной системой документации.
   Унификация документов и систем документации позволяет совершенствовать форму и содержание документов, устранять дублирование информации, сокращать количество видов и разновидностей документов, снижать трудозатраты на обработку документов, добиваться совместимости информационных показателей в документах различных систем (например, в плановых и отчетных).


11