Справочник по делопроизводству

Москва
ЮСТИЦИНФОРМ
2011

М. Ю. Рогожин

СПРАВОЧНИК
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

Издание третье,
переработанное и дополненное

Серия «Деловая библиотека»

 
Рогожин, М. Ю.
 
Справочник по делопроизводству / М. Ю. Рогожин. — 3-е изд., перераб. и доп. — М. : Юстицинформ, 2011. — 256  с. — (Серия «Деловая 
библиотека»).

ISBN 978-5-7205-1072-5.

С помощью этой книги каждое предприятие (организация, учреждение) в минимальные сроки и со знанием дела сможет организовать 
эффективное делопроизводство. Ключевые вопросы управления документацией и документирования повседневной деятельности рассматриваются в контексте Национального стандарта Р ИСО 15489-1-2007, 
нормативных правовых актов Правительства Российской Федерации и 
с учетом только что вступивших в действие Методических рекомендаций 
ВНИИДАД.
Содержание излагается доступным языком, комплексно, с опорой 
на актуальную практику делопроизводства. Книга адресована руководителям предприятий (организаций, учреждений), их заместителям, 
специалистам секретариатов, служб (отделов) делопроизводства (ДОУ), 
а также обучающимся по специальностям «Документоведение и документационное обеспечение управления» и «Менеджмент организации».

УДК 65
ББК 65.050.2
          Р59

ISBN 978-5-7205-1072-5

Р59

УДК 65
ББК 65.050.2

© ЗАО «Юридический Дом «Юстицинформ», 2011

РАЗДЕЛ 1
НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ 
Р ИСО 15489-1-2007
об организации делопроизводства 
на предприятии 
(в организации, учреждении)

Глава 1
УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАМИ 
КАК НЕОТЪЕМЛЕМАЯ СОСТАВЛЯЮЩАЯ 
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Основные принципы организации делопроизводства сформулированы в Национальном стандарте Р ИСО 15489-1-20071. Уточним, 
что данный стандарт идентичен международному стандарту ISO 
15489-1-2001, поскольку был подготовлен разработчиком (ВНИИДАД) на основе его перевода. Национальный стандарт Р ИСО 154891-2007 утвержден приказом Федерального агентства по техническому 
регулированию и метрологии от 12 марта 2007 г. № 28-ст и действует с 1 июля 2007 г. Подчеркнем, что данный стандарт предназначен 
для регулирования процессов управления документами как государственных, так и коммерческих предприятий (организаций, учреждений)2, предназначаемыми и для внутреннего, и для внешнего пользования. Национальный стандарт Р ИСО 15489-1-2007 предназначен для руководителей (менеджеров), специалистов в области 

1  Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому 
делу (ССИБИД). Управление документами. Общие требования (ISO 15489-12001. Information and documentation. Records management. General (IDT)). — М.: 
Стандартинформ, 2007.

2  Далее, за исключением случаев, оговоренных особо, под термином «предприятие» понимается также организация или учреждение.

Раздел 1. Национальный стандарт Р ИСО 15489-1-2007
об организации делопроизводства на предприятии (в организации, учреждении)

управления документами, информацией и технологиями, а также 
для работников, допущенных к обращению с документами (документированной информацией). Отметим также, что действие данного стандарта не распространяется на управление архивными документами в архивных учреждениях1.

ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ, 
решаемые предприятием (организацией, учреждением) 
на основе документированной информации

Осуществление деловой
и управленческой деятельности
в соответствии с принципами 
упорядоченности, эффективности
и подотчетности

Обеспечение 
и документирование принятия 
управленческих решений

Повышение эффективности 
деловой и управленческой 
деятельности

Обеспечение деловой
и управленческой деятельности
в чрезвычайных ситуациях

Соблюдение требований 
законодательства 
и регулирующей среды*

Предоставление 
документированных доказательств 
осуществления деловой 
и управленческой деятельности**

Рис. 1.1. 

Как известно, цель делопроизводства состоит в своевременном, 
полном и качественном удовлетворении потребностей предприятия в документированной информации (см. рис. 1.1). В свою оче
1  Однако его положения применимы к управлению документами, состоящими на хранении в архивах (отделах, группах архивного хранения) служб (отделов) делопроизводства (ДОУ) предприятий (организаций, учреждений).
*В том числе в области архивной, аудиторской и надзорной деятельности. 
О формировании корпоративной регулирующей среды (разработке локальных 
нормативных актов по делопроизводству) см. далее. 
** В целях защиты интересов и прав предприятия (организации, учреждения) 
или отдельных его работников.

Глава 1. Управление документами 
как неотъемлемая составляющая делопроизводства

редь, Национальный стандарт Р ИСО 15489-1-2007 квалифицирует 
управление документами как важную составляющую делопроизводства. Следовательно, при организации делопроизводства приоритетной задачей руководителя предприятия (организации, учреждения) 
либо уполномоченного им подразделения (должностного лица) является создание системы (подсистемы)1 управления документами.
Общее содержание мероприятий по управлению документами 
(согласно Национальному стандарту) представлено на рис. 1.2.

Управление документами
предприятия (организации, учреждения)
включает

Принятие политики 
и стандартов в сфере 
управления документами

Установление и распространение 
процедур и руководящих указаний

Распределение 
ответственности 
и полномочий по управлению 
документами

Проектирование, внедрение
и администрирование 
специализированных систем 
управления документами

Интегрирование управления 
документами в системы 
и процессы деловой 
деятельности

Предоставление ряда услуг, 
относящихся к управлению 
документами и их использованию

Рис. 1.2.

1  В рамках системы корпоративного делопроизводства.

Глава 2
ТРЕБОВАНИЯ К СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ 
ДОКУМЕНТАМИ

Рассмотрим далее основные требования, предъявляемые к системе управления документами. Национальный стандарт Р ИСО 154891-2007 относит к числу таких требований (характеристик) следующие:
а) надежность;
б) целостность;
в) соответствие (управляемость);
г) комплексность;
д) системность.

2.1. Надежность

Система управления документами должна быть надежной. Под 
надежностью в данном случае подразумевается соответствие системы следующим показателям:
1. Способность системы длительно (в идеале — постоянно, непрерывно) и правильно функционировать в соответствии с требуемыми процедурами.
2. Охват (в рамках системы) всех документов, относящихся к осуществляемой предприятием деловой деятельности (либо ее определенной составляющей — например, деятельности по управлению 
персоналом и соответствующими документами).
3. Организация документов, обеспечивающая наиболее полное 
отражение процессов деловой деятельности.
4. Защита документов от несанкционированного изменения, 
изъятия или уничтожения.
5. Функционирование системы в качестве основного источника 
информации о действиях (решениях), зафиксированных в соответствующих документах.
6. Обеспечение доступа ко всем относящимся к определенному вопросу (направлению деятельности) документам и связанным 
с ними метаданным1.

1  В соответствии с Национальным стандартом Р ИСО 15489-1-2007 метаданные представляют собой данные, описывающие контекст, содержание, струк

Глава 2. Требования к системе управления документами

2.2. Целостность

Одним из важнейших требований, предъявляемых к системе 
управления документами, является ее целостность. При этом под 
целостностью системы понимается следующее:
1. Способность системы предотвратить несанкционированный 
доступа к содержащимся в ней документам.
2. Наличие мониторинга доступа к документам (верификации 
пользователей).
3. Контроль за изменением (в том числе изменением режима доступа), перемещением и уничтожением документов.

2.3. Соответствие (управляемость)

В качестве самостоятельного требования к системе управления 
документами выделено соответствие или управляемость, т.е. способность системы к реагированию в соответствии с выполненными управляющими воздействиями. Отметим, что работники, допущенные к обращению с документами (имеющие доступ в систему), 
должны ясно понимать, как это требование влияет на действия, которые они выполняют.

2.4. Комплексность

Под комплексностью в данном случае понимается включение 
в систему документов, являющихся результатом или отражающих 
все без исключения виды деловой деятельности предприятия (соответствующего структурного подразделения). Кроме того, соответствующим образом должно быть организовано и взаимодействие с 
системой.

туру документов и управление документами в течение времени. См. также приложение 1 к настоящему пособию.
При этом правом доступа к соответствующим документам наделяются те работники (подразделения), которым такой доступ необходим для надлежащей 
реализации возложенных на них полномочий.

Раздел 1. Национальный стандарт Р ИСО 15489-1-2007
об организации делопроизводства на предприятии (в организации, учреждении)

2.5. Системность

Документы должны создаваться и сохраняться системно. Системность управления документами, как особо подчеркнуто в Национальном стандарте Р ИСО 15489-1-2007, достигается путем проектирования и применения как документной системы, так и других систем 
деловой деятельности. Обращение (обработка) документов в рамках 
системы должно осуществляться в строгом соответствии с действующими на предприятии (в организации, учреждении) правилами1.
Основные вопросы проектирования и внедрения системы управления документами рассматриваются далее.

1  В соответствии с Национальным стандартом Р ИСО 15489-1-2007 система управления документами должна иметь точную документально зафиксированную политику, распределение ответственности и формальную методологию управления ею.

Глава 3
ОСНОВНЫЕ ВОПРОСЫ 
ПРОЕКТИРОВАНИЯ И ВНЕДРЕНИЯ 
СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ

3.1. Регламентация проектирования и внедрения 
системы управления документами

Национальный стандарт Р ИСО 15489-1-2007 рекомендует выполнять проектирование и внедрение систем управления документами на основе соответствующей стратегии. На практике, однако, 
такая работа (в условиях конкретного предприятия) организуется в 
соответствии с локальным нормативным актом (регламентом, наставлением, руководством, инструкцией) (см. рис. 1.3).

Стратегия проектирования и внедрения систем управления документами может включать следующие вопросы:
а) проектирование документных систем;
б) документирование процессов функционирования документных 
систем;
в) подготовка сотрудников, работающих с документами;
г) конвертацию документов в новые документные системы, форматы;
д) установление стандартов, проверку соответствия им и их соблюдения;
е) определение сроков хранения и принятие решений относительно ценности документов (при соблюдении соответствия регулирующей 
среде).
Стратегия должна быть документально оформлена (в том числе в качестве составляющей Стратегического плана по управлению информацией, который, в свою очередь, должен входить в состав плановой документации предприятия)1.

Рис. 1.3.

1  Информационные системы, прикладные программы и коммуникационные 
системы, а также поддерживаемые ими процессы деловой деятельности должны быть спроектированы, модифицированы или перепроектированы так, чтобы 
в процессе повседневной деловой деятельности происходило создание соответствующих документов как составной части документной системы. 

Раздел 1. Национальныйстандарт Р ИСО 15489-1-2007
об организации делопроизводства на предприятии (в организации, учреждении)

Система управления документами проектируется таким образом, 
чтобы обеспечить не только ее формальное соответствие вышеперечисленным требованиям, но и надлежащее решение задач, так или 
иначе связанных с удовлетворением текущих и перспективных потребностей предприятия в документированной информации. При 
этом полноценное функционирование системы становится возможным после ее внедрения в постоянную эксплуатацию1.
В процессе проектирования системы управления документами 
наибольшее внимание уделяется следующим вопросам:
1. Документирование операций.
2. Выбор оптимальных типов носителей информации и способов их защиты.
3. Организация распределенного управления системой.
4. Организация обработки документированной информации 
(конвертация, миграция, поиск документов, иные приемы их обработки).

3.2. Документирование операций

Система управления документами должна полно и точно отражать все операции, произведенные с конкретным документом — 
например, в метаданных документа, контрольных протоколах системных процессов и др. Отметим, что Национальный стандарт 
Р ИСО 15-489-1-2007 предписывает сохранять сведения об операциях с документами в течение всего срока их хранения в системе.

3.3. Выбор оптимальных типов носителей информации 
и способов их защиты

Для эффективного функционирования системы управления документами большое значение имеет выбор оптимальных типов носителей информации и способов их защиты. Выбор типа носителя 

1  Чему в соответствии со сложившейся практикой предшествует этап опытной эксплуатации.