Документационное 
обеспечение  
управления 
(ДелопроизвоДство)

Учебное пособие

Москва
ИНФРА-М
2012

Т.А. быковА 
Т.в. кУзнецовА 
Л.в. сАнкинА

Допущено  
Учебно-методическим объединением вузов России 
по образованию в области историко-архивоведения  
в качестве учебного пособия для студентов высших  
учебных заведений, обучающихся по направлению  
037700 «Документоведение и архивоведение» и специальности 032001  
«Документоведение и документационное обеспечение управления»

Издание 2-е переработанное и дополненное

Под общей редакцией проф. Т.В. Кузнецовой

Быкова Т.А., Кузнецова Т.В., Санкина Л.В.
Документационное обеспечение управления (делопроизводство): 
Учеб. пособие. — 2-е изд. — М.: ИНФРА-М, 2012. — 304 с. + CD-R. — 
(Высшее образование).

ISBN 978-5-16-004805-5

В учебном пособии  дана характеристика современной  законодательной 
и нормативной правовой базы работы с управленческими документами; 
излагаются способы документирования; рассматриваются функции управ-
ленческих документов. Отдельная глава содержит современные требования 
к составлению и оформлению управленческих документов; освещаются 
вопросы организации службы делопроизводства, документооборота, реги-
страции, контроля и хранения документов.  
Учебное пособие предназначено для студентов высших учебных заве-
дений, обучающихся по направлениям:  экономика, управление, юриспру-
денция.

ББК 65.050.2я73

Б95

ISBN 978-5-16-004805-5
© Быкова Т.А., Кузнецова Т.В., 
Санкина Л.В., 2010, 2012

А в т о р ы :
Кузнецова Т.В., проф. — предисловие, гл. 1, 2;
Быкова Т.А., канд. ист. наук, доц. — гл. 3, 4; список источников и литературы, 
приложения 1–28;
Санкина Л.В., канд. ист. наук, доц. — гл. 5–7, приложения 29–44

УДК 651.41.8(075.8)
ББК 
65.050.2я73
 
Б95

Оригинал-макет подготовлен в «Издательстве ИНФРА-М»

Подписано в печать 25.06.2011.  
Формат 60×90/16. Бумага офсетная. Гарнитура Newton.  
Печать офсетная. Усл. печ. л. 19,0. Уч.-изд. л. 20,58 + 4,2 CD-R.
Тираж 1000 экз. Заказ № 
ТК 160750-9818-250611

Издательский Дом «ИНФРА-М»
127282, Москва, ул. Полярная, д. 31в
Тел.: (495) 380-05-40, 380-05-43. Факс: (495) 363-92-12
E-mail: books@infra-m.ru  
http://www.infra-m.ru

ПРЕДИСЛОВИЕ

Документационное обеспечение управления (делопроизводство) 
представляет собой отрасль деятельности, обеспечивающую состав-
ление и оформление официальных служебных документов, их обра-
ботку и хранение.
Документы регулируют управленческую деятельность в любой 
организации независимо от направления ее деятельности и органи-
зационно-правовой формы. В документах отражаются и фиксиру-
ются все стадии управленческого процесса. Поэтому от того, на-
сколько правильно они составлены и как организована работа с 
ними, во многом зависит своевременность и правильность принятия 
управленческих решений.
Организация документационного обеспечения управления — до-
статочно трудоемкий процесс, требующий специальных знаний. 
Только четкий, основанный на правовых нормах порядок работы с 
документами позволяет избежать многих конфликтных ситуаций в 
деятельности учреждений, организаций и предприятий.
Документ — это сложное понятие, в котором выделяют инфор-
мационную сущность документа, способы его создания и материаль-
ный носитель. В первой главе раскрываются способы документиро-
вания в их историческом развитии, а также функции документов, 
соответствующие их назначению, в том числе и в сфере управле-
ния.
Во второй главе дана характеристика законодательных и норма-
тивных правовых актов Российской Федерации, которые составляют 
в настоящее время правовую основу документирования управленче-
ской деятельности и организации работы с документами. Кроме того, 
работы по документационному обеспечению управления как в госу-
дарственных, так и в организациях иных форм собственности долж-
ны проводиться в соответствии с действующими нормативно-мето-
дическими документами межотраслевого действия, которые опреде-
ляют порядок составления и оформления документов и организацию 
работы с ними.
В деятельности любого аппарата управления используются доку-
менты, которые входят в унифицированную систему организацион-
но-распорядительной документации. Требования к составу, текстам 
и элементам оформления организационно-распорядительных доку-
ментов установлены рядом нормативно-методических документов, 
в частности ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы доку-
ментации. Унифицированная система организационно-распоряди-
тельной документации. Требования к оформлению документов» и 

Методическими рекомендациями по разработке инструкций по де-
лопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Осо-
бенности составления и оформления наиболее часто встречающихся 
в управленческой практике видов документов раскрываются в 
третьей главе.
Документационное обеспечение управления в любой организации 
осуществляется специальным структурным подразделением или 
службой, которые создаются для организации, координации, конт-
роля и выполнения типовых операций по получению, обработке и 
хранению документов.
Отдельная глава учебника содержит описание технологии доку-
ментационного обеспечения управления. В ней рассмотрены прави-
ла документооборота, регистрации и контроля за сроками исполне-
ния документов.
Документация, создаваемая в любой организации, необходима 
для решения конкретных управленческих вопросов, соответству-
ющих направлениям деятельности. Организация активно использу-
ет документы в течение двух–трех лет. Для эффективной работы 
документы необходимо систематизировать, сформировать в дела 
и организовать их хранение таким образом, чтобы можно было их 
использовать в справочных целях.
Существующие правила хранения предполагают обязанность 
каждой организации проводить экспертизу ценности документов для 
отбора их с целью дальнейшего хранения и уничтожения тех доку-
ментов, которые утратили практическую значимость. Подготовка 
документов к передаче в архив относится к наиболее регламентиро-
ванным операциям делопроизводства. Ответственность организаций 
разных организационно-правовых форм за сохранность документов 
в Российской Федерации установлена законодательно. Поэтому упо-
рядочение документов является важной задачей документационного 
обеспечения управления. Эти вопросы вошли в седьмую главу учеб-
ного пособия.
Учебное пособие предназначено для студентов, обучающихся по 
направлениям «Управление», «Экономика», Юриспруденция», так 
как документационное обеспечение входит в профессиональную 
деятельность этих специалистов.

ГЛаВа 1. 
СПОСОбы СОзДанИя ДОкумЕнтОВ 
(ДОкумЕнтИРОВанИя) И назначЕнИЕ 
ДОкумЕнтОВ (функцИИ)

1.1. 
СПОСОбы СОзДанИя ДОкумЕнтОВ (ДОкумЕнтИРОВанИя)

Документ — понятие сложное и неоднозначное. Над его опреде-
лением задумываются многие ученые, оно вызывает споры; документ 
по разному трактуется в законодательных актах не только нашей 
страны, но и других стран.
Первостепенную роль в большинстве определений документа иг-
рают информационная сущность документа, способ его создания и 
материальный носитель.
Информационная сущность документа ни у кого не вызывает 
сомнений, она всегда постоянна. Документ возникает, чтобы закре-
пить информацию для ее передачи во времени и пространстве. Но 
вот способы закрепления и передачи информации, ее материальные 
носители постоянно совершенствуются. Поэтому меняется и само 
представление о документе. Следовательно, прежде чем давать опре-
деление документа, надо разобраться в способах документирования, 
т.е. способах закрепления информации, создания документов.
Всякое сообщество существует в информационном пространстве. 
Человек постоянно получает информацию об окружающем его мире 
органами зрения, слуха, вкуса, обоняния, осязания. Он осмыслива-
ет полученные данные и на их основе вырабатывает решения о своих 
дальнейших действиях. Результаты своей мыслительной деятельно-
сти человек хочет закрепить и передать другим. 
Первым способом запечатления мысли явилось слово. Оно пере-
давало общее представление человека об окружающем мире. Однако 
слово как средство запечатления имеет существенные недостатки — 
оно ограничено расстоянием и кратковременно, и человек пытался 
преодолеть эти недостатки. Для передачи сообщений на расстояние 
применялся язык костров, барабанов и иных сигнальных средств. 
Использовались и «предметные» письма. Но по-настоящему человек 
научился закреплять информацию с изобретением письменности.
Происхождение и развитие письма — одна из сложнейших проб-
лем культуры. Письмо прошло несколько ступеней развития. Первая 
ступень — пиктографическое письмо (картинно-синтетическое, 
8–6 тыс. лет до н.э.). Пиктографическое письмо характеризуется 
обобщенностью запечатления, оно передает целые сообщения, гра-
фически не расчлененные на отдельные слова. Источник формиро-

вания пиктограмм — первобытное искусство, период, когда перво-
бытные рисунки стали применяться не только для познания мира, 
но и для коммуникативных целей, т.е. передачи каких-либо сообще-
ний и закрепления их во времени. С помощью пиктограмм записаны 
длинные истории и даже целые поэмы. Например, индейское племя 
делаваров записало с помощью пиктограмм свой эпос «Валум-
олум».
Язык рисунков нельзя читать. Информацию, написанную пик-
тограммой, можно лишь толковать на любом языке, понимая общий 
смысл. Эту возможность пиктографического письма передавать ин-
формацию на любом языке стали широко использовать в ХХ в., когда 
расширились связи народов всего мира. Пиктографическое письмо 
применяется в изображении товаров на вывесках магазинов и мас-
терских. Целые инструкции о порядке пользования различными 
приборами стали «писать» в картинках, чтобы эту информацию по-
нял покупатель в любом уголке мира. Самым ярким примером ис-
пользования пиктографического письма сегодня могут служить ком-
пьютерные программы, рассчитанные на использование в любой 
стране земного шара. Пиктографические картинки подсказывают 
вам, какое действие вызывает нажатие на ту или иную кнопку. 
Вторая ступень — идеографическое (логографическое) письмо. 
В этом типе письма отдельные знаки передают уже слова. Его первые 
образцы дают нам древние цивилизации Египта и Двуречья. Лого-
графические знаки используются и в настоящее время (знаки долла-
ра, фунта стерлингов и т.п.). 
Достоинством логографического письма является его большая 
емкость (компактность), так как знак — это целое слово. Для пере-
дачи одного и того же текста требуется в четыре раза меньше знаков, 
чем русских слов. Например: 25
5
= . 
Недостаток этого способа запечатления мысли — в трудности пе-
редачи абстрактных понятий и имен, многознаковости языка, его 
консервативности (рис. 1).
Третья ступень — слоговое письмо. В этой системе письма каждый 
знак равен слогу (например, ассиро-вавилонская, урартская пись-
менность, письмо майя, корейская, японская письменность, индей-
ское слоговое письмо).
Письменность, построенная на слоговой системе, имеет от 35–40 
до 200–300 знаков. Древнейшие слоговые знаки возникли во II ты-
сячелетии до н.э. в шумерском письме из логограмм.
Четвертая ступень — буквенно-звуковое письмо. Возникло из сло-
гового во II тысячелетии до н.э. Появление буквенно-звукового 
письма имело огромное значение для развития мировой культуры. 
О происхождении письма до сих пор идут научные споры. Но 
наиболее распространено мнение, что оно создано на базе слогового 

письма финикийцами, у которых его заимствовали, усовершенство-
вав, греки. От греческого алфавита ведут происхождение почти все 
последующие системы мира. Возникшее на базе греческого алфави-
та, латинское письмо послужило основой для большинства совре-
менных систем письма.
Развитие текстового документирования самым тесным образом 
связано с материалом для письма и орудиями, используемыми для 
текстового документирования.
Наиболее важную информацию человек всегда пытался запечат-
леть на материале, гарантирующем ее сохранность. Древнейшие за-
писи человечества сохранились на камне, например записи астроно-
мических наблюдений, летописи сражений и даже медицинские 
рецепты.

Рис. 1. Развитие знаков египетской письменности от иероглифов к демотической 
скорописи

Человек научился записывать прежде всего для оперативных це-
лей, и ему нужен был дешевый и более легкий материал, чтобы до-
кумент можно было передать или взять с собой. Для этого в древно-
сти использовали черепаховые щитки, в Китае — бамбуковые дощеч-
ки, шелк, на котором писали волосяными кисточками.
Массовым материалом для письма в Передней Азии стала гли-
на1.
Документы создавались так: металлической палочкой писец вы-
давливал на мягких глиняных плитках клинописные значки. Чаще 
всего их сушили на солнце, иногда для большей прочности и сохран-
ности обжигали.
В других странах материалом, широко используемым для записей, 
было дерево и металл. Например, в Индии сохранились древнейшие 
законы, созданные на медных пластинах.
Из Древней Греции и Древнего Рима до нас дошли деревянные 
дощечки, покрытые воском, на которых писали путем выдавливания 
заостренной медной палочкой. Другой конец палочки имел форму 
лопаточки и служил для стирания написанного.
Одним из древнейших материалов для письма по праву считается 
папирус, который изготавливался из стеблей болотного растения 
того же названия, растущего в дельте реки Нил2.
Поскольку папирус хрупок и на изгибе ломается, его сворачивали 
в свиток. Если для текста не хватало одного листа, листы склеивали 
и получали свиток нужной длины3.

1 
В развалинах храма древнего шумерского города Ниппур (современный 
Ирак) археологи нашли огромный архив, в котором насчитывалось более 
100 тыс. глиняных документов. Это были главным образом записи о по-
купке и продаже животных, отчеты о постройке и ремонте домов, реестры 
расходов и доходов храма. Архив занимал 80 комнат.
2 
Римский естествоиспытатель Плиний оставил подробное описание про-
цесса изготовления из растения писчего материала. Трехгранный стебель 
растения очищали от листьев и тонкой коры, рыхлую пористую сердцеви-
ну разрезали на длинные тонкие пластинки и вымачивали несколько дней 
в воде. Затем пластинки укладывали слоями — один слой перпендикуляр-
но другому. Полученные листы клали под пресс на несколько дней. Когда 
они высыхали, поверхность полировали пемзой или гладили раковинами. 
Края листов обрезали. Этот способ был известен египтянам уже в начале 
III тысячелетия до н.э. Сегодня древний способ изготовления папируса 
демонстрируется туристам в многочисленных лавках Каира, торгующих 
папирусами.
3 
Самый большой сохранившийся папирусный свиток «папирус Гарриса» 
имеет длину 40,5 м и хранится в библиотеке Британского музея в Лондоне. 
Свиток, на котором была записана «Илиада» Гомера, имел длину около 
150 м.

Папирус был основным писчим материалом в течение многих 
веков. На нем писали египтяне, греки, римляне и другие народы, 
пока на смену ему не пришли пергамент и бумага.
Первым серьезным соперником папируса стал пергамент — пис-
чий материал, изготовлявшийся из особым образом обработанной 
кожи овец, телят, козлят (название происходит от малоазиатского 
города Пергама) — рис. 2.

Рис. 2. Фрагмент Кумранской рукописи
Примерно к IV в. н.э. пергамент вытесняет папирус. Особенно 
широко он применялся во времена раннего Средневековья. Лишь в 
XIII–XIV вв. его начинает активно вытеснять изобретенная в Китае 
бумага.
Пергамент, в отличие от папируса, хорошо сгибался. Это привело 
к исчезновению стародавней формы — свитка и к появлению но-
вой — кодекса.
На Руси для бытовой переписки применяли бересту, которая была 
доступным материалом и могла использоваться каждым (рис. 3).
Однако береста применялась не только для бытовой переписки, 
на ней составлялись и деловые бумаги. В царствование Петра I со-
бираемый на Камчатке налог мехами записывали в берестяную кни-
гу1.

1 
См.: Розен Б.Я. Чудесный мир бумаги. 2-е изд. М.: Лесная промышлен-
ность, 1976. С. 19.

Самым распространенным материалом для текстового докумен-
тирования во всем мире стала бумага.
Слово «бумага» происходит от итальянского bambagia — «хлопок» 
и означает многокомпонентный материал, состоящий в основном из 
специально обработанных мелких растительных волокон, тесно пе-
реплетенных между собой и образующих тонкий лист. 
В течение многих веков бумага остается самым удобным и надеж-
ным материалом для письма. Первое упоминание о бумаге относит-
ся к 12 г. н.э., но во многих книгах изобретение бумаги приписыва-
ется китайскому сановнику Цай Лунь (Чай-Лун), который в 105 г. 
усовершенствовал уже имевшийся способ производства бумаги.
Из Китая бумага проникла в Японию, затем через Персию в Се-
верную Африку, на Кипр, в Испанию, Италию. Существует много 
легенд и исторических предположений о путях проникновения ки-
тайского секрета изготовления бумаги через арабские государства в 
Европу.
На Руси сначала употребляется привозная бумага. В 1716 г. Пет-
ром I была основана собственная бумажная мануфактура в селе Крас-
ном Копорского уезда Петербургской губернии. До начала ХIХ в. 
бумага в России производилась ручным способом. В 1818 г. на Пе-
тергофской бумажной фабрике была установлена одна из первых в 
России бумагоделательных машин, изготовленная на русских заво-
дах.
Производство бумаги постоянно механизируется. Однако суть 
процесса изготовления бумаги остается прежней: размол компонен-

Рис. 3. Пример берестяного письма