ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ 
УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ 
ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Допущено УМО по образованию 
в области производственного менеджмента 
в качестве учебного пособия для студентов 
высших учебных заведений, обучающихся 
по специальности 080502 «Экономика и управление 
на предприятии (по отраслям)»

Москва
ИНФРА-М
2010

УЧЕБНОЕ ПОСОБИЕ

Н.П. КРЮКОВА

УДК 651.4/.9
ББК 65.050.2
 
К 78

Р е ц е н з е н т ы:
Савкина Р.В. Зав. кафедрой экономики и управления в сфере услуг 
Российского государственного торгово-экономического университета, 
доктор экономических наук, профессор;
Ильин С.Н. Профессор кафедры маркетинга и менеджмента Московского 
государственного технического университета (МАМИ), доктор технических 
наук, заслуженный деятель науки Российской Федерации

Крюкова Н.П.
Документирование управленческой деятельности: Учеб. посо-
бие. — М.: ИНФРА-М, 2010. — 268 с. — (Высшее образование).

ISBN 978-5-16-003134-7

В учебном пособии изложены правила документирования управ-
ленческой деятельности и принципы создания на предприятии системы 
управления документами. Приведены образцы важнейших видов управ-
ленческих документов. Пособие содержит сведения о нормативно-пра-
вовой и методической базе в области документационного обеспечения 
управления.
Для студентов высших учебных заведений, обучающихся по спе-
циальности «Экономика и управление на предприятии (по отраслям)», 
а также специальностям «Менеджмент», «Менеджмент организации», 
«Государственное и муниципальное управление», «Управление пер-
соналом»; может быть полезно практическим работникам и руково-
дителям предприятий.
УДК 651.4/.9
ББК 65.050.2

К78

© Крюкова Н.П., 2008
ISBN 978-5-16-003134-7



ПРЕДИСЛОВИЕ

Документы являются ценным информационным 

ресурсом предприятия. В них формулируются управленческие 
воздействия по вопросам стратегического планирования и опе­
ративного управления работой предприятия, его структурных 
подразделений и отдельных работников. Посредством докумен­
тов решения руководства доводят до сведения исполнителей, 
а также контролируют исполнение этих решений. Документы 
содержат свидетельства деловой активности предприятия и его 
должностных лиц, доказательства выполнения ими юриди­
ческих обязательств и должностных обязанностей.

Для того чтобы документы эффективно и в полном объеме 

выполняли свое назначение, на любом предприятии должны 
быть регламентированы правила:
• 
документирования (создания документов);

• 
организации документооборота (движения документов);

• 
использования и хранения документов.
Разработка этих правил традиционно входит в обязанности 

службы делопроизводства или документационного обеспечения 
управления (ДОУ) предприятия, которая также выполняет и 
технологические операции с документами предприятия (полу­
чение, отправка, обработка, регистрация, контроль за их испол­
нением и т.д.).

В практике развитых стран, прежде всего США, Канады, 

Австралии, которая закреплена в международном стандарте 
ИСО 15489­2001 «Информация и документация — Управление 
документами», для обозначения деятельности в этой области 
используют термин «управление документами». Управление до­
кументами — одна из функций управления организацией, отве­
чающая за создание, использование и хранение документного 
массива как важного делового актива предприятия, который 
позволяет вести бизнес упорядоченно и эффективно, обеспечи­
вая согласованность и последовательность в управлении.

К управлению документами как функциональной области 

предприятия руководитель должен подходить точно так же, как 
и к организации других направлений деятельности предпри­
ятия, т.е. планировать, организовывать, осуществлять мотива­
цию и контролировать. Для этого он должен знать основные 



положения нормативно­правовой среды в сфере ДОУ, общие 
правила документирования управленческой деятельности, прин­
ципы работы с документами (в том числе и с электронными) и 
создания системы управления документами предпрятия. Именно 
этим вопросам посвящено учебное пособие.

В главе 1 рассмотрены способы создания документов, их 

функции, типология, требования к качеству управленческих 
документов.
В главе 2 изложены вопросы правового и нормативно­мето­

дического регулирования документационного обеспечения управ­
ления в Российской Федерации, а также подходы, которые по­
зволяют систематизировать работу с документной информацией: 
классификация, унификация и стандартизация. Отдельный раз­
дел посвящен международным стандартам в области делопроиз­
водства, в частности ИСО 15489­2001.

В главе 3 подробно описаны правила оформления реквизитов 
организационно­распорядительных документов в соответствии с 
ГОСТ Р 6.30­2003 «Унифицированные системы документации. 
Унифицированная система организационно­распорядительной 
документации. Требования к оформлению документов».

Особенности подготовки и оформления основных видов ор­

ганизационных документов (устава, положения о структурном 
подразделении, должностной инструкции, инструкций органи­
зационно­методического назначения, договоров и т.д.), распо­
рядительных (приказа, протокола) и информационно­справоч­
ных документов (деловые письма, докладные записки, акты 
и т.д.) изложены в главе 5.

В главе 6 дана характеристика рациональной организации 

документооборота и движения отдельных документопотоков 
(входящего, исходящего и внутреннего), рассмотрены правила 
регистрации документов и контроля исполнения содержащихся 
в них поручений. В главе 7 изложены вопросы оперативного 
хранения, проведения экспертизы ценностей и передачи доку­
ментов в архив организации, а также уничтожения документов 
с истекшими сроками хранения. Отдельный раздел посвящен 
работе с информацией, содержащей коммерческую тайну.

В пособии большое внимание уделено электронным доку­

ментам. Рассмотрены особенности их создания и придания им 
юридической силы с помощью электронной цифровой подписи 
(гл. 4), а также отдельные виды электронных документов, для 

использования которых применяют сетевые информационные 
технологии (гл. 5), требования к хранению и уничтожению 
электронных документов (гл. 7). Дана характеристика системе 
автоматизации делопроизводства и документооборота (гл. 8).

В главе 9 сформулированы общие подходы к созданию систе­

мы управления документами, предоставляющей в распоряжение 
руководителю эффективный механизм управления деятельно­
стью предприятия.

В приложениях приведены образцы оформления документов.



СПИСОк  
ПРИнятых СОкРащЕнИй

вниидад
Всероссийский научно-исследовательский институт 
документоведения и архивного дела

дОУ
Документационное обеспечение управления

ГСдОУ
Государственная система документационного 
обеспечения управления

ЕСКК ТЭСи
Единая система классификации и кодирования 
технико-экономической и социальной информации 

иПС
Информационно-поисковая система

иСО
Международная организация по стандартизации

ОГРн
Основной государственный регистрационный номер 
юридического лица

ОКПО
Общероссийский классификатор предприятий 
и организаций

ОКУд
Общероссийский классификатор управленческой 
документации

ОРд
Организационно-распорядительные документы 

Садд
Система автоматизации делопроизводства 
и документооборота 

СМК
Система менеджмента качества

УСд
Унифицированная система документации

УСОРд
Унифицированная система организационно-
распорядительной документации

УФд
Унифицированная форма документа

ЭК
Экспертная комиссия

ЭПК
Экспертно-проверочная комиссия

ЭЦП
Электронная цифровая подпись



ВВЕДЕнИЕ

Современный менеджмент определяет, что основ­

ные функции аппарата управления предприятием — планирова­
ние, организация, мотивация и контроль, а основное содержание 
управленческой деятельности — принятие решений.

В задачи руководителя входят стратегическое планирование 

деятельности предприятия в целом и развитие отдельных направ­
лений бизнеса и на основании этого — проектирование органи­
зационной структуры предприятия. Руководитель обязан прини­
мать решения по оперативному управлению работой предприятия, 
его структурных подразделений и отдельных работников, а также 
контролировать исполнение этих решений.

Управленческие решения принимают на основе анализа ин­

формации, отражающей как процессы, происходящие внутри 
самого предприятия, так и состояние внешней среды, в которой 
функционирует предприятие. Своевременность поступления 
информации и ее качество (актуальность, достоверность, полно­
та) непосредственно влияют на эффективность управленческого 
воздействия. Принятые руководителем решения также включа­
ются в управленческие информационные потоки и таким обра­
зом передаются в структурные подразделения и отдельным долж­
ностным лицам.

Поэтому одна из важных задач, которая должна быть реше­

на в системе управления предприятием, — создание высокоэф­
фективного механизма сбора, обработки, передачи, использо­
вания и хранения информации.

Термин «информация» происходит от латинского informatio

(разъяснение, изложение). Под ним первоначально понимали 
сведения, передаваемые людьми устным, письменным или дру­
гим способом (с помощью условных сигналов, технических 
средств и т.д.). С середины ХХ в. «информация» — это общена­
учное понятие, включающее обмен сведениями между людьми, 
человеком и автоматом, автоматом и автоматом, животным и 
животным (генетическая информация) [36].
Федеральный закон от 27.07.2006 № 149­ФЗ «Об информа­

ции, информационных технологиях и защите информации» 



определяет информацию как «сведения (сообщения, данные), 
независимо от формы их представления».

Несколько иное определение понятия информации содер­
жит ГОСТ Р ИСО 9000­2001 «Системы менеджмента качества. 
Основные положения и словарь», а именно: «Информация» — 
значимые данные».

Управленческая информация — совокупность сведений (сооб­

щений, данных) о процессах, протекающих внутри предприятия 
и в его окружении.

В целом информационное поле предприятия можно разде­

лить на собственное и внешнее.

Собственное информационное поле объединяет информацию, 

возникающую внутри предприятия. К такой информации, на­
пример, относят:
• 
первичные документы оперативного учета по основной де­
ятельности, бухгалтерского учета и т.д.;

• 
данные бухгалтерской и другой обязательной отчетности, 
результаты собственного анализа деятельности предприятия 
и т.д.;

• 
организационно­распорядительные документы (устав пред­
приятия, положения о структурных подразделениях, внут­
ренние инструкции, приказы, распоряжения, деловая пере­
писка, акты, протоколы заседаний коллегиальных органов 
управления и комиссий и т.д.).
Основные виды внешней информации, которую следует учи­

тывать при планировании и организации работы предприятия:
• 
законы, указы, приказы и другие нормативные документы 
федерального уровня, а также нормативно­правовые акты 
отраслевого, регионального и местного уровней;

• 
данные о состоянии отрасли и тенденциях в российской и 
мировой экономике;

• 
сведения о конкурентах, сообщения от партнеров и клиен­
тов (обратная связь), реклама и т.д.
Таким образом, информация, которую используют в управ­

ленческой деятельности, в основном представлена в виде доку­
ментов (нормативно­законодательные документы, приказы, 
письма, отчеты, бухгалтерские документы и т.д.).

  Основные термины и их определения, используемые в пособии, приведены 
в Словаре терминов (приложение 1).



Документ возникает в результате записи информации или, 

иначе — документирования информации.

Документирование — это запись информации на различных носи-
телях по установленным правилам.

Классическая процедура принятия управленческого решения

состоит из определенных этапов, каждый из которых, как пра­
вило, сопровождает создание, получение или исполнение доку­
ментов, содержащих управленческую информацию или же фик­
сирующих деловую активность предприятия.

Необходимость внесения корректив в деятельность пред­

приятия может быть инициирована, например, директивными 
документами вышестоящих или контролирующих органов, со­
держанием деловой переписки с партнерами и клиентами или 
же внутренними докладными записками. Руководство предпри­
ятия рассматривает эти документы и определяет дальнейшие 
действия должностных лиц. В частности, может быть принято 
решение об издании распорядительного документа (приказа, 
распоряжения и т.д.).

Для подготовки документа сначала собирают информацию 

во внешней среде, анализируют собственный опыт предпри­
ятия, его возможности, существующие внутренние локальные 
правовые акты предприятия (устав, положения, регламенты, 
приказы и т.д.). При необходимости коллегиально обсуждают 
на заседаниях комиссий или рабочих групп. Оформляют отче­
ты, информационные записки, акты, протоколы заседаний кол­
легиальных органов, обмениваются деловыми письмами и т.д.

На этапе принятия управленческого решения, создают до­

кумент, который формулирует содержание управленческого 
воздействия, причем на этапах подготовки документа возмож­
ны конкретизация, уточнение сроков выполнения управленче­
ского решения и т.д.

В последующем содержание этого документа должно быть 

доведено до сведения исполнителей. На этапах исполнения 
возможен обмен письменной информацией о ходе выполнения, 
возникших вопросах и т.д.

 Термины и определения пособия, в основном, приводятся в соответствии с 

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и опреде-
ления», утвержденным постановлением Госстандарта России от 27 февраля 
1998 г. № 28. При использовании иных источников на них даны ссылки.

§

В документе обязательно указывают должностное лицо, ко­

торое контролирует исполнение управленческого решения. 
Контроль за сроками исполнения осуществляет служба дело­
производства предприятия, которая ведет учет исполненных и 
неисполненных документов (т.е. выполненных или невыпол­
ненных управленческих решений) и информирует об этом ру­
ководителя.

Таким образом, управленческая деятельность неразрывно 

связана с документами, в ней документ выступает и как предмет 
труда, и как средство труда.

Конечно, иногда управленческие решения принимают на 

основе устной информации, а передают в виде устного указа­
ния. Но не зафиксированная в виде документа информация мо­
жет быть забыта руководителем или работниками предприятия. 
Недобросовестный работник может отказаться от ранее сказан­
ного или исказить его. Поэтому недокументируемое управление 
следует использовать в исключительных случаях. Должностные 
лица, готовящие, согласующие или подписывающие документ, 
несут ответственность за содержание информации документа.

Правильно созданный документ позволяет сохранить досто-

верную информацию о деловой активности, обладает юридической 
силой и может быть использован для защиты законных интере­
сов предприятия и его работников (при проверке деятельности 
контролирующими органами, рассмотрении спорных вопросов 
в судебном порядке и т.д.).

Поэтому управленческую деятельность необходимо обяза­

тельно документировать.

Документирование управленческой деятельности предприятия

(организации, учреждения) заключается в фиксации необходи­
мой при подготовке, принятии и исполнении управленческих 
решений информации в соответствии с установленными на 
предприятии порядком и правилами.

Документы, создаваемые и используемые при принятии и 

реализации управленческих решений, а также для регламента­
ции работы предприятия и его подразделений, относятся к ор-
ганизационно-распорядительным документам (ОРД). Они играют 
особую роль в управленческой деятельности, и именно их в 
первую очередь имеют в виду, когда говорят об управленческих 
документах. Эти документы выполняют одинаковую функцию, 
их оформляют сходным образом на предприятиях и в организа­