Основы делопроизводства

ОСНОВЫ 

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

А.М. АСАЛИЕВ
И.И. МИРОНОВА
Е.А. КОСАРЕВА
Г.Г. ВУКОВИЧ

2-е издание, исправленное и дополненное

Рекомендовано 

Учебно-методическим объединением вузов России 

по образованию в области экономики 

и экономической теории, национальной экономики 

и экономики труда в качестве учебного пособия 

для студентов высших учебных заведений, обучающихся 

по направлению подготовки 38.03.01 «Экономика»

(квалификация (степень) «бакалавр»)

УЧЕБНОЕ ПОСОБИЕ

Москва 
ИНФРА-М 

202

УДК 651(075.8)
ББК 65.050.2я73
 
А 90

Асалиев А.М.

А 90  
Основы делопроизводства : учебное пособие / А.М. Асалиев, 

И.И. Миронова, Е.А. Косарева, Г.Г. Вукович. — 2-е изд., испр. и доп. — 
Москва  :  ИНФРА-М,  2024.  —  146 с.  —  (Высшее образование).  —
DOI 10.12737/24426.

ISBN 978-5-16-019135-5 (print)
ISBN 978-5-16-111891-7 (online)
В учебном пособии освещены проблемы составления и оформления до-

кументов, а также организации и технологии работы с документами на всех 
этапах — от их получения до передачи на архивное хранение, представлены 
классификация систем документации, нормативно-методическая база 
делопроизводства. Материал изложен с учетом внедрения в сферу управления 
компьютерных технологий. Основан на изучении практики делопроизводства 
государственных и коммерческих предприятий и фундаментальных 
работ в данной области.

Соответствует требованиям федеральных государственных образова-

тельных стандартов высшего образования последнего поколения.

Для студентов экономических факультетов вузов, изучающих такие 

дисциплины, как «Делопроизводство и корреспонденция», «Информационные 
технологии управления», «Культура бизнеса» и др. Окажет помощь 
любому работнику управленческого аппарата, работа которого связана 
с документами.

УДК 651(075.8)
ББК 65.050.2я73

Р е ц е н з е н т ы:

Задорожная Л.И., доктор экономических наук, профессор (Май-

копский государственный технологический университет);

Строителева Т.Г., доктор экономических наук, профессор (Алтай-

ский государственный университет)

ISBN 978-5-16-019135-5 (print)
ISBN 978-5-16-111891-7 (online)

© Асалиев А.М., Миронова И.И., 

Косарева Е.А., Вукович Г.Г., 2014

© Асалиев А.М., Миронова И.И., 

Косарева Е.А., Вукович Г.Г., 2017, 
с изменениями

ВВЕДЕНИЕ

Базисом информационной среды предприятия, организации или 
учреждения служат документы. Информация, содержащаяся в них, 
будет обладать юридической силой и может быть применена в профессиональной 
деятельности лишь при выполнении обязательных 
делопроизводственных операций. Работа с документами требует решения 
широкого спектра вопросов, связанных с регистрацией входящих, 
исходящих и внутренних документов, подписанием, согласованием, 
отправкой, формированием их в дела, определением сроков 
хранения, передачей в архив или уничтожением. Высокая 
организация работы позволит справиться с потоком документов, 
найти требуемый документ, оперативно навести по нему справки, 
а также проконтролировать его исполнение или обеспечить сохранность. 

Современное производство и бизнес диктуют жесткие требования 
в области документационного обеспечения управления (ДОУ). Сегодня 
все документопотоки в организации рассредоточиваются по 
структурным подразделениям для их обязательного исполнения, поэтому 
знания специфики ДОУ необходимы каждому. Молодой специалист 
кроме знаний и навыков составления документов должен 
иметь представление об особенностях взаимодействия и движения 
документов на предприятии. Руководителям, которые, как правило, 
не являются конкретными исполнителями оформления документов, 
необходимо не только знать структуру документа, но и четко представлять, 
посредством издания какого документа и каким способом 
можно разрешить конкретную административную ситуацию. 
Таким образом, сегодня все служащие являются участниками единого 
делопроизводственного процесса. Специалист должен уметь 
создавать документы в соответствии с нормами, государственными 
стандартами, законами РФ, методическими рекомендациям Росархива, 
различных министерств, ведомств и организаций. Важно также 
помнить, что создание и исполнение документа предполагает выполнение 
работником конкретного производственного задания, а содержащаяся 
в документе информация зачастую предопределяет развитие 
производственного или управленческого процесса. Оформленный 
должным образом документ не только обеспечивает оперативность 
работы, но и создает организации репутацию серьезного делового 
партнера. С внедрением в делопроизводство новых технологий ак-
туализируются знания об организации делопроизводства без бумажных 
носителей. При этом необходимы современные технические 
средства, дополнительные знания о создании, использовании, хра-

нении документов на машинных носителях. Приоритетными становятся 
выработка инновационных подходов к организации документоведения, 
повышение всеобщей культуры и соблюдение этических 
норм работы в информационном пространстве. Кроме того, необходимо 
трансформировать психологию отношения к документу и документообороту, 
четко детерминировать критерии ценности документа, 
сформулировать новые правила работы с документами и научиться 
следовать им. Приобрести программный продукт и объединить в общую 
сеть персональные компьютеры предприятия недостаточно, всем 
участникам делопроизводственного процесса следует усвоить единые 
правила, порядок и нормы, которые во многом предстоит еще создать 
и внедрить. 
Все эти вопросы рассмотрены в данном учебном пособии.
В процессе изучения дисциплины «Делопроизводство» формируются 
следующие компетенции обучающегося:
а) общекультурные:
 
• владение основными методами, способами и средствами 
получения, хранения, переработки информации, навыками 
работы с компьютером как средством управления информацией;
 
• 
способность работать с информацией в глобальных компьютерных 
сетях;
б) профессиональные:
 
• способность применять нормативные правовые акты, реализовывать 
нормы материального и процессуального права 
в профессиональной деятельности;
 
• владение навыками подготовки юридических документов;
 
• способность правильно и полно отражать результаты профессиональной 
деятельности в юридической и иной документации;
 
• 
способность преподавать правовые дисциплины на необходимом 
теоретическом и методическом уровне.
В результате освоения дисциплины студент должен:
знать:
 
• терминологию, основные понятия и определения, связанные 
с дисциплиной;
 
• унифицированные формы документов;
 
• классификацию документов в соответствии с их назначением;

уметь:
 
• использовать полученные знания при освоении учебного 
материала последующих дисциплин, а также в последующей 
профессиональной деятельности;

 
• классифицировать документы в соответствии с их назначением;
 
• 
применять компьютерные технологии при работе с документами;

иметь навыки:
 
• поиска необходимой информации в библиотечном фонде, 
справочной литературе или в сети Интернет;
 
• устной и письменной коммуникации в профессиональной 
сфере.
Сегодня рынок книжной продукции заполнен учебной и справочной 
литературой по делопроизводству, однако представленная в них 
информация не всегда актуальна и достоверна. Некоторые издания 
содержат сведения и примеры, противоречащие государственным 
стандартам РФ, инструкциям Росархива и нарушающие тем самым 
традиции отечественного делопроизводства. Подобная ситуация создает 
трудности для самостоятельного изучения дисциплины. Рациональные 
формы и методы создания обработки документов, оправдавшие 
себя на практике, могут быть доведены до уровня общей 
нормы лишь при условии, что все участники процесса будут строго 
соблюдать единые правила и нормы ДОУ. 
В контексте сказанного актуальной задачей становится изучение 
основных норм делопроизводства. Поскольку вузы готовят руководителей 
и исполнителей, остро встает вопрос о том, что специалист 
с высшим образованием должен получить глубокие знания и навыки 
в области документоведения независимо от специальности. 

Глава 1. 
СОВРЕМЕННОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ 
РЕГУЛИРОВАНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Ключевые слова: стандартизация, документационное обеспечение управления, 
документирование, официальные документы, юридическая сила документа, система 
документации, стандартизация, классификация документов.

1.1. 
НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКАЯ БАЗА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА 
И ЕГО ЗАКОНОДАТЕЛЬНОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ 

Нормативно-методическая база делопроизводства представляет 
собой совокупность законов, нормативных правовых актов и методических 
документов, регламентирующих технологию создания, 
обработки, хранения и использования документов в деятельности 
учреждения, а также работу службы делопроизводства — ее структуру, 
функ ции, штаты, техническое обеспечение и др.
Нормативно-методическая база делопроизводства включает:
 
• законодательные акты РФ в сфере информатизации и документации;
 
• 
указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения 
Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного 
обеспечения на федеральном уровне;
 
• правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, 
ведомств, служб, агентств и др.);
 
• правовые акты органов представительной и исполнительной власти 
субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие 
вопросы делопроизводства;
 
• правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические 
материалы по делопроизводству учреждений, организаций 
и предприятий;
 
• государственные стандарты на документацию;
 
• унифицированные системы документации;
 
• общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной 
информации;
 
• Государственную систему документационного обеспечения управления (
ГСДОУ);
 
• требования к документам и службам документационного обеспечения;
 
• 
нормативные документы по организации управленческого труда 
и охране труда;
 
• нормативные документы по организации архивного хранения 
документов.

В Российской Федерации отсутствует единый орган, который несет 
полную юридическую ответственность за создаваемую и используемую 
обществом документацию. Эта ответственность возложена 
на ряд органов государственной власти и управления в соответствии 
с их функциональными обязанностями.
Существенная роль в управлении документацией в различных 
ее аспектах принадлежит Федеральному архивному агентству (Росархиву), 
которое занимается сбором и хранением документов. Будучи 
центральным органом федеральной исполнительной власти, 
оно несет ответственность за рационализацию делопроизводства 
в стране.
Росархив разрабатывает нормативы и рекомендации по организации 
делопроизводства в целом и по конкретным направлениям 
работы с управленческой документацией в частности. Указания Государственной 
архивной службы по вопросам делопроизводства касаются 
всех организаций независимо от системы хозяйствования 
и формы собственности и служат целям упорядочения создания документов, 
их обработки и сохранения.
Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии (
Росстандарт) несет ответственность за нормативное закрепление 
конкретных документных форм, их информационных элементов, 
систем документации, а также за координацию проводимых 
работ по унификации форм документов, обращающихся в различных 
сферах деятельности.
Таким образом, Росархив и Росстандарт — основные ведомства, 
регулирующие документацию в общегосударственном масштабе. Они 
функционируют в тесном контакте при решении ключевых вопросов 
управления документацией и совершенствования делопроизводства. 
Документационное обеспечение — важнейший аспект деятельности 
любого предприятия, учреждения, организации. Законодательство 
РФ регламентирует общие принципы организации документационного 
обеспечения деятельности физических и юридических лиц.
Гражданский кодекс РФ (ГК РФ) устанавливает виды и разновидности 
документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских 
взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения или прекращения, 
подтверждения правоотношений и др. Основные из них:
 
• Закон РФ от 21.07.1993 № 5485-I «О государственной тайне»;
 
• Федеральный закон от 29.06.2015 № 162-ФЗ «О стандартизации 
в Российской Федерации»;
 
• Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, 
информационных технологиях и о защите информации»;
 
• Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле 
в Российской Федерации».

Федеральный закон «О стандартизации в Российской Федерации» 
устанавливает правовые основы стандартизации в Российской Федерации, 
обязательные для всех государственных органов управления, 
предприятий и предпринимателей, общественных объединений, 
и определяет меры государственной защиты интересов потребителей 
и государства посредством разработки и применения нормативных 
документов по стандартизации. Закон устанавливает порядок проведения 
работ по стандартизации, виды документов по стандартизации 
и их применение, осуществление государственного контроля 
и надзора за соблюдением требований государственных стандартов, 
ответственность за нарушение положений Закона, а также порядок 
финансирования работ по стандартизации и некоторые другие аспекты.

Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях 
и о защите информации» регулирует три группы отношений: 1) отношения, 
возникающие при осуществлении права на поиск, получение, 
передачу, производство и распространение информации; 2) отношения, 
возникающие при применении информационных технологий 
и средств их обеспечения; 3) отношения, возникающие при защите 
информации.
Информационные отношения возникают, изменяются и прекращаются 
в информационной сфере и регулируются информационно-
правовыми нормами. Они являются разновидностью правовых отношений 
и выражают все основные признаки правового отношения: 
первичность информационно-правовых норм; идеологический (мировоззренческий) 
характер; волевой характер; двусторонний или многосторонний 
характер; взаимосвязанный, корреспондирующий характер 
отношений сторон; наличие информационной правосубъектности 
сторон в информационных отношениях; регулирующую роль.
Субъекты информационного права — это физические лица; юридические 
лица всех форм собственности; органы государственной 
власти; должностные лица; общественные организации; другие субъекты, 
признаваемые субъектами права.
В информационных правоотношениях основными объектами являются 
разнообразные информационные ресурсы: печатные издания, 
газеты, журналы, книги, аудио- и аудиовизуальные материалы, рекламная 
продукция, компьютерные программы, базы и банки данных, 
информационные сети и системы, средства связи и т.п. 
Документированная информация — особая организационная 
форма выражения информации. Форма выражения информации 
или документирование информации определяется назначением, 
содержанием самого документа. Требования, установленные Правительством 
РФ в части делопроизводства и документооборота для 
федеральных органов исполнительной власти, определяются 

ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному 
и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. 
Термины и определения». Обладатель информации вправе: разрешать 
или ограничивать доступ к информации, определять порядок и условия 
такого доступа; использовать информацию, в том числе распространять 
ее, по своему усмотрению; передавать информацию 
другим лицам по договору или на ином установленном законом 
основании; защищать установленными законом способами свои 
права в случае незаконного получения информации или ее незаконного 
использования иными лицами; осуществлять иные действия 
с информацией или разрешать осуществление таких действий.
Обладатель информации при осуществлении своих прав обязан: 
соблюдать права и законные интересы иных лиц; принимать меры 
по защите информации; ограничивать доступ к информации, если 
такая обязанность установлена федеральными законами.
Развитие отдельных положений Федерального закона «Об информации, 
информационных технологиях и о защите информации» нашло 
выражение в Указе Президента РФ от 20.01.1994 № 170 «Об основах 
государственной политики в сфере информатизации», постановлениях 
Правительства РФ от 01.12.1994 № 1319 «Об информационном 
обеспечении предпринимательства в Российской Федерации», 
от 12.01.1996 № 11 «Об улучшении информационного обеспечения 
населения Российской Федерации» и др.
Закон РФ «О государственной тайне» регулирует отношения, возникающие 
в связи с отнесением сведений к государственной тайне, 
их рассекречиванием и защитой в интересах обеспечения безопасности 
РФ.
Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» направлен 
на совершенствование организации архивного дела в стране, 
предотвращение порчи, уничтожения, хищения, незаконной скупки, 
продажи, приобретения и вывоза архивных документов за границу; 
регулирует формирование, организацию хранения, учет, использование 
архивов и архивных фондов и управление ими, обеспечивает 
сохранность архивных документов, их всестороннее использование 
в интересах граждан, общества и государства; определяет понятия 
основных терминов архивного дела, устанавливает право собственности 
на архивы, порядок передачи этого права и его защиты, систему 
управления архивным делом в Российской Федерации, порядок 
хранения, комплектования, учета и использования архивных документов; 
определяет ответственность за нарушение законодательства 
об Архивном деле в Российской Федерации и принципы международного 
сотрудничества в области архивного дела.
Федеральное архивное агентство (Росархив) является федеральным 
органом исполнительной власти, осуществляющим функции по вы-

работке и реализации государственной политики и нормативно-правовому 
регулированию в сфере архивного дела и делопроизводства, 
а также по контролю, оказанию государственных услуг и управлению 
федеральным имуществом в этой сфере.
В соответствии с Указом Президента РФ от 22.06.2016 № 293 «Вопросы 
Федерального архивного агентства» руководство деятельностью 
Росархива осуществляет Президент РФ.
В пределах своих полномочий Росархив, в частности:
1) организует:
 
• хранение, комплектование, учет и использование документов 
Архивного фонда Российской Федерации, в том числе мониторинг 
состояния и использования документов Архивного фонда Российской 
Федерации;
 
• информационное обеспечение деятельности Президента Российской 
Федерации и Правительства Российской Федерации, государственных 
органов и органов местного самоуправления на основе 
документов Архивного фонда Российской Федерации и других 
архивных документов;
 
• обеспечение в соответствии с требованиями законодательства 
Российской Федерации доступа граждан Российской Федерации, 
иностранных граждан и лиц без гражданства, государственных 
органов, органов местного самоуправления, организаций и общественных 
объединений к документам Архивного фонда Российской 
Федерации и другим архивным документам, находящимся 
на хранении в подведомственных организациях, в том числе 
с использованием информационных поисковых систем;
 
• исполнение запросов граждан Российской Федерации, иностранных 
граждан и лиц без гражданства, организаций и общественных 
объединений на основе документов Архивного фонда Российской 
Федерации и других архивных документов;
 
• исполнение запросов граждан Российской Федерации, иностранных 
граждан и лиц без гражданства, связанных с реализацией их 
законных прав и свобод, оформление в установленном порядке 
архивных справок, направляемых в иностранные государства;
 
• подготовку подведомственными организациями документальных 
публикаций, историко-документальных выставок, научно-справочных 
изданий на основе документов Архивного фонда Российской 
Федерации;
 
• работу подведомственных организаций по рассекречиванию в установленном 
порядке носителей сведений, составляющих государственную 
тайну;
 
• выдачу в установленном порядке заключений о возможности временного 
вывоза за пределы Российской Федерации документов 
Архивного фонда Российской Федерации;