Конфиденциальное делопроизводство

УДК 338.24(075.8)
ББК 65.050.2
Г93

Р е ц е н з е н т ы:

профессор А.В. Козловский (Государственный университет управления),
доцент Л.Н. Тарасова (Московский финансовоюридический университет)

Гугуева, Т.А.
Конфиденциальное делопроизводство : учебное пособие /
Т.А. Гугуева. – М. : АльфаМ : ИНФРАМ, 2012. – 192 с.

ISBN 9785982812933 («АльфаМ»)
ISBN 9785160054162 («ИНФРАМ»)

Устойчивое положение организаций – государственных и негосударственных структур – на рынке товаров и услуг напрямую зависит от эффективности применяемых мер защиты конфиденциальной информации.
В учебном пособии рассматриваются сущность и особенности конфиденциального делопроизводства, виды и специфика защиты конфиденциальной информации, организация работы с ее внешними электронными носителями. Приложения содержат нормативные правовые документы и комплект учетных форм, рекомендуемых к применению.
Для студентов вузов, обучающихся по направлениям «Документоведение и архивоведение», «Менеджмент» и специальностям «Документоведение и документационное обеспечение управления», «Менеджмент организации», «Организация и технология защиты информации».

УДК 338.24(075.8)
ББК 65.050.2

© Гугуева Т.А., 2012
© «АльфаМ» : ИНФРАМ, 2012

Г93

ISBN 9785982812933 («АльфаМ»)
ISBN 9785160054162 («ИНФРАМ»)

ПРЕДИСЛОВИЕ

Надежность функционирования организации,
получаемая ею прибыль и устойчивость положения на рынке
напрямую зависят от сохранности конфиденциальной информации. Для обеспечения информационной безопасности организации требуется применение целого комплекса правовых,
организационных и технических мер защиты, в частности четкая организация конфиденциального делопроизводства.
В настоящем учебном пособии рассмотрены сущность
и особенности конфиденциального делопроизводства, виды
конфиденциальной информации и правовая база работы с ней,
изложены этапы работы с бумажными и внешними электронными носителями конфиденциальной информации.
Контрольные вопросы, составленные к каждой главе, позволяют осуществлять проверку и самопроверку усвоения студентами теоретических положений пособия и приобретения
необходимых навыков их реализации на практике.
В учебном пособии приведены примеры, обеспечивающие
понимание теоретических вопросов и ориентированные на
практическое использование полученных знаний.
В приложениях приводятся нормативные правовые документы, относящиеся к теме пособия, а также комплект учетных форм, рекомендуемых к применению в процессе ведения
конфиденциального делопроизводства.
Изложенный в учебном пособии материал может быть использован студентами образовательных учреждений высшего и
среднего профессионального образования, обучающимися по
направлениям подготовки «Документоведение и архивоведение», «Менеджмент», «Информационная безопасность», по
специальностям
«Документоведение
и
документационное
обеспечение управления», «Менеджмент организации», «Организация и технология защиты информации», а также при повышении квалификации специалистов по защите информации.
Автор выражает благодарность О.Ю. Митченко за ценные
советы в области делопроизводства.

СУЩНОСТЬ И ОСОБЕННОСТИ
КОНФИДЕНЦИАЛЬНОГО
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

1.1. Понятие конфиденциального документа

Делопроизводством называется деятельность,
обеспечивающая документирование и организацию работы с
документами. Исходя из положений ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» под
документированием следует понимать запись информации на
различных носителях по установленным правилам. Организация работы с документами означает организацию документооборота (движение документов в компании с момента их создания или получения до завершения исполнения, передачи на
хранение, отправки), оперативного хранения и использования
документов в текущей деятельности компании.
Конфиденциальное делопроизводство – это деятельность,
обеспечивающая не только документирование и организацию
работы с конфиденциальными документами, но и защиту содержащейся в них информации от несанкционированного
доступа и использования.
Словосочетание «конфиденциальный документ» является
производным от понятия «документ». Образно выражаясь, если документ – это какоето блюдо, то конфиденциальный документ – это блюдо, приправленное специями.
Согласно ГОСТ Р 51141–98, документом (документированной информацией) называется зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Определение документированной
информации содержится также в ст. 2 Федерального закона от
27 июля 2006 г. № 149ФЗ «Об информации, информационных
технологиях и о защите информации»: «Документированная

информация – зафиксированная на материальном носителе
путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель».
Основываясь на определениях термина «документ (документированная информация)», приведенных выше, можно
предложить следующую формулировку понятия «конфиденциальный документ». Конфиденциальный документ (конфиденциальная документированная информация) – это зафиксированная на материальном носителе конфиденциальная
информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Слово «идентифицировать» происходит от латинского
identifico (отождествляю) и означает признать тождественность, отождествить объекты, опознать по определенным признакам. Свойство идентификации документированной информации придается реквизитами.
Реквизиты (от лат. requisitum – необходимое) – это обязательные элементы оформления официальных документов, т.е.
обязательные сведения, которые должны содержаться в документе для признания его действительным. Такими сведениями, как правило, являются название и адрес организации, составившей документ, регистрационный номер и дата регистрации документа, подписи ответственных лиц. Требования к
бланкам документов, состав реквизитов документов и требования к их оформлению определяются стандартами на различные системы документации, например ГОСТ Р 6.30–2003
«Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационнораспорядительной документации. Требования к оформлению документов». Отсутствие одного или нескольких реквизитов влечет за собой недействительность документа.
Среди реквизитов, позволяющих идентифицировать конфиденциальную информацию, необходимо в первую очередь
отметить гриф конфиденциальности (реквизит, свидетельствующий о конфиденциальности информации, содержащейся в
документе, проставляемый на самом документе и в сопроводительной документации к нему).

1.1. Понятие конфиденциального документа
7

1.2. Виды и специфика защиты
конфиденциальной информации

Что же такое конфиденциальная информация?
В соответствии со ст. 5 Федерального закона от 27 июля 2006 г.
№ 149ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о
защите информации» (приложение П1.1) вся информация в зависимости от категории доступа к ней подразделяется на две
группы: общедоступную информацию и информацию ограниченного доступа (рис. 1). При этом под доступом к информации
подразумевается возможность ее получения и использования.

8
Глава 1. Сущность и особенности конфиденциального делопроизводства

Рис. 1. Виды информации

К общедоступной информации относятся общеизвестные
сведения и иная информация, доступ к которой не ограничен.
Соответственно информация ограниченного доступа – такая
информация, к которой имеет доступ ограниченный круг лиц.
Ранее, до выхода в свет указанного выше закона, согласно
ст. 10 утратившего силу Федерального закона от 20 февраля
1995 г. № 24ФЗ «Об информации, информатизации и защите
информации» информация ограниченного доступа в свою очередь подразделялась на информацию, составляющую государственную тайну, и конфиденциальную информацию. В ныне
действующем законе такая четкая классификация отсутствует,
как, впрочем, и само понятие «конфиденциальная информация». В законе содержится лишь определение термина «конфиденциальность информации», означающего «обязательное
для выполнения лицом, получившим доступ к определенной
информации, требование не передавать такую информацию
третьим лицам без согласия ее обладателя». Поэтому далее под
термином «конфиденциальная информация» будет пониматься документированная информация с ограниченным доступом, не содержащая сведений, составляющих государственную тайну.
Кроме того, Указом Президента РФ от 06 марта 1997 г.
№ 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» (приложение П1.2) определены шесть видов такого рода информации. К ней, в частности, относятся:
сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни
гражданина, позволяющие идентифицировать его личность
(персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях;
сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства,
а также сведения о защищаемых лицах и мерах государственной защиты, осуществляемой в соответствии с Федеральным
законом от 20 августа 2004 г. № 119ФЗ «О государственной защите потерпевших, свидетелей и иных участников уголовного
судопроизводства» и другими нормативными правовыми актами Российской Федерации;
служебные сведения, доступ к которым ограничен органами
государственной власти в соответствии с Гражданским кодек1.2. Виды и специфика защиты конфиденциальной информации
9

сом Российской Федерации и федеральными законами (служебная тайна);
сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией Российской Федерации и федеральными законами (врачебная,
нотариальная, адвокатская тайна, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных или
иных сообщений и т.д.);
сведения, связанные с коммерческой деятельностью, доступ к
которым ограничен в соответствии с Гражданским кодексом
Российской Федерации и федеральными законами (коммерческая тайна);
сведения о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них.
В указанном нормативном акте термин «конфиденциальная информация» (или «конфиденциальные сведения») прямо
не используется, в нем речь идет о сведениях конфиденциального характера, хотя словосочетания «конфиденциальная информация» (или «конфиденциальные сведения») и «информация (сведения) конфиденциального характера» обозначают по
сути одно и то же. Если исходить из того, что слово «конфиденциальный» происходит от латинского «confidential» (доверие) и
означает «доверительный, не подлежащий огласке», то соответственно термин «конфиденциальная информация» (или
«информация конфиденциального характера») будет означать
информацию, полученную в ходе доверительных отношений,
не подлежащую разглашению. Это подразумевает следующее:
«У нас с тобой доверительные отношения, т.е. мы доверяем
друг другу. Например, ты доверил мне какуюто информацию
и можешь быть уверен в том, что эта информация не будет известна никому до тех пор, пока ты сам не разрешишь мне этого
сделать».
Рассмотрим подробнее перечисленные выше виды конфиденциальной информации.
Под персональными данными в соответствии со ст. 3 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 152ФЗ «О персональных
данных» (приложение П1.3) ранее понималась «любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на

10
Глава 1. Сущность и особенности конфиденциального делопроизводства